Last updated on 13 août 2024

Votre équipe est confrontée à des délais contradictoires. Comment décidez-vous des tâches à prioriser ?

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Dans le monde trépidant de la gestion de cabinet, vous devez souvent jongler avec plusieurs tâches et des délais serrés. Il est essentiel d’établir des priorités efficaces pour s’assurer que votre équipe atteint ses objectifs sans s’épuiser. Lorsque les échéances se heurtent, prendre la bonne décision sur les tâches à accomplir en premier peut faire la différence entre le succès et le stress. Explorons des stratégies pour vous aider à décider des tâches à prioriser, en veillant à ce que votre équipe reste productive et sur la bonne voie.

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1 Évaluer l’impact

Évaluez l’impact de chaque tâche sur le fonctionnement et les objectifs de votre cabinet. Déterminez quelles tâches, si elles étaient retardées, causeraient des revers importants ou perturberaient le service aux clients. Pour prioriser les tâches qui ont le plus d’impact sur le succès de votre cabinet, vous devez souvent vous concentrer sur celles qui maintiennent ou améliorent les relations avec les clients, la conformité réglementaire et la génération de revenus. Cette évaluation ne concerne pas seulement les effets immédiats ; Tenez compte des implications à long terme de chaque tâche pour prendre une décision éclairée.

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Cari Reed

Quality & Clinical Services Executive ╿ Proven Business Builder, Scaling at Speed to Deliver Transformational Results with Healthcare Providers ╿ Investor ╿ Board Member ╿Avid World Traveler
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I've found it helpful to take a step back and assess where things are and be sure to communicate well across the project team and to stakeholders so there aren't any surprises. Take a look at the current state and where the biggest lift is in terms of resource needs or time to complete, and identify gating item. Then, communicate with the project team, make sure everyone is on the same page on how and where to spend their time to best advance the project and that they know the risks and impact to the project if gating items aren't addressed or milestones reached timely. Then, have a candid conversation with stakeholders around where things are, the risks to the timeline and what you and the team are doing to mitigate and deliver.

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2 Urgence du client

Les besoins des clients dictent souvent l’urgence des tâches dans la gestion de la pratique. Évaluez les délais liés aux attentes du client ou aux obligations contractuelles. Prioriser les tâches essentielles à la satisfaction de la clientèle permet de maintenir la confiance et d’éviter des interruptions coûteuses de votre pratique. Communiquez avec les clients pour comprendre leurs priorités et ajuster la charge de travail de votre équipe en conséquence, en vous assurant que vous apportez toujours de la valeur et que vous répondez à leurs attentes.

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Melissa Cunningham

Third Key Assistant Manager | Team Leadership, Operational Support
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Since clients are obviously important to an organization, it is essential to keep them satisfied which will keep your level of confidence with them soaring. So making time to prioritize tasks accordingly is absolutely vital.

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3 Affectation de ressources

Faites le point sur les ressources de votre équipe, y compris le temps, les compétences et les outils. Certaines tâches peuvent nécessiter des connaissances ou de l’équipement spécialisés, ce qui peut influencer l’ordre de priorité. Allouez des ressources aux tâches les plus urgentes et associez-les aux membres de l’équipe les mieux adaptés au travail. Cette allocation stratégique rationalise non seulement le flux de travail, mais maximise également l’efficacité, en veillant à ce que les tâches soient accomplies efficacement et à temps.

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4 Contribution collaborative

Impliquez votre équipe dans le processus de priorisation. Leurs idées peuvent fournir un contexte précieux pour l’urgence et la complexité de chaque tâche. Une approche collaborative de la hiérarchisation des tâches permet non seulement de tirer parti de l’expertise collective de votre équipe, mais aussi de favoriser un sentiment d’appartenance et d’engagement à respecter les délais. Cette méthode peut conduire à des solutions innovantes et à une stratégie plus cohérente pour faire face aux échéances conflictuelles.

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Cari Reed

Quality & Clinical Services Executive ╿ Proven Business Builder, Scaling at Speed to Deliver Transformational Results with Healthcare Providers ╿ Investor ╿ Board Member ╿Avid World Traveler
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I've found its critical to ask the project team about timing and get their thoughts on approach, particularly to get the most out of their expertise and experience and collaboratively align on the roadmap forward. Get a clear owner for tasks and when deliverables will be done and be sure the whole team is clear on who is accountable for deliverables by when. Ask things like: - About how long should it take to complete milestone x? -What are gating items to reach the next milestone and have we accounted for them in the plan? -Do you have the resources you need to deliver this on time for the team? -Who is the accountable person for key tasks and when will they be done? When should the team expect an update?

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5 Flexibilité et adaptation

Dans la gestion de cabinet, la flexibilité est essentielle. Soyez prêt à réévaluer et à redéfinir les priorités des tâches à mesure que les situations changent. Une tâche qui semblait moins urgente le matin peut devenir critique l’après-midi. Adoptez une approche adaptative, permettant à votre équipe de pivoter au besoin tout en restant concentrée sur les priorités globales. Cette agilité permet à votre cabinet de répondre efficacement aux défis et aux opportunités inattendus.

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Cari Reed

Quality & Clinical Services Executive ╿ Proven Business Builder, Scaling at Speed to Deliver Transformational Results with Healthcare Providers ╿ Investor ╿ Board Member ╿Avid World Traveler
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Communication is a big key to things going smoothly when it becomes necessary to be responsive to an unexpected challenge. I've found it helpful to be sure project team member's know who and how to escalate road blocks to best get support in advancing the project or raising awareness to hiccups that necessitate a change in plans. Leaders can then best support the project team with any needed decision-making, resource shifts or communicating cross-functionally on changes to the game plan.

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6 Vérifier et ajuster

Examinez régulièrement l’avancement de votre équipe et la pertinence du statut prioritaire de chaque tâche. À mesure que les échéances approchent, certaines tâches peuvent devenir moins critiques tandis que d’autres gagnent en importance. Ajustez vos priorités en conséquence pour vous assurer que votre équipe travaille toujours sur les tâches les plus importantes. Ce processus d’examen continu permet de maintenir l’élan et de maintenir l’alignement de votre équipe sur les besoins changeants de votre pratique.

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Lata Kashyap

CBO | Transforming Packaging into Profitable Solutions | Growth Strategist & Innovator
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Assess Urgency and Impact: Tasks that are critical to the business or have tight deadlines should be prioritized. Evaluate Resources: Allocate resources to tasks that are most feasible to complete within the given timeframe. Break Down Tasks: Divide larger tasks into smaller, manageable parts. Communicate with Stakeholders: Discuss deadlines and priorities with your team and stakeholders. Use a Prioritization Matrix: Tools like the Eisenhower Matrix can help you categorize tasks based on urgency and importance, making it easier to decide what to tackle first. Delegate:Delegate tasks to team members who have the capacity to handle them. Review and Adjust: Regularly review your priorities and adjust them as needed.

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1 Évaluer l’impact

2 Urgence du client

3 Affectation de ressources

4 Contribution collaborative

5 Flexibilité et adaptation

6 Vérifier et ajuster

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