混合式和虚拟校园活动完整指南
校园活动是高校生活的核心，有助于高等教育机构吸引学生、家庭、教职员工、校友和合作伙伴。
但是，校园活动无需在校园内举办就能汇聚教育社区或打造充满活力的大学文化。 事实上，将传统的校园活动重新塑造为线上和混合式体验，可让您接触到更多人，并且可提供更易于参与的活动。
在本指南中，您可以了解到使用 Zoom Events 规划并举办在线和混合式校园活动所需的一切信息。 无论您要创建的规模、形式或体验如何，Zoom Events 都可以帮助您实现愿景。
Zoom Events 简介
在深入了解您要举办的各类活动之前，请先大致了解 Zoom Events。 将 Zoom Events 视为可举办、管理和报告虚拟活动的一体化解决方案。
如果您熟悉如何通过 Zoom Meetings 和 Zoom Webinars 聚集人员，Zoom Events 在那些解决方案的基础上增加了专用的活动中心、注册和票务方案以及观众交流功能，这一切都可以完全通过 Zoom Events 平台进行管理。
为何使用 Zoom Events？
何时应该改用 Zoom Events 而非 Zoom Meetings 或 Zoom Webinars 举办校园活动？ 有时候举办会议或网络研讨会能够达到您的目的。 请自问以下问题：
- 我的活动是否有多场会议或者要举办多日？
- 我是否想将此活动设为付费活动或者向观众出售门票？
- 我是否希望观众能够在活动期间相互聊天并建立联系（不仅可以在各场会议内，还可以在各场会议之间）？
- 我是否将在全年举办许多活动，并希望有一个集中式“活动中心”用于集中整理和列出我的所有活动？
如果您对上述任一问题的回答是肯定的，那么 Zoom Events 可能是适合您的解决方案。
高产活动的活动服务
如果您希望让自己的活动与众不同（例如，一百周年纪念、毕业典礼或筹款晚会），Zoom 提供了专门的活动服务团队，可帮助您策划、提供支持以及打造高端的虚拟或混合式活动。
Zoom Event 服务包括演出的最佳实践咨询、制作准备和支持，以及现场活动管理和审核。 我们的活动服务团队还可以提供活动前支持和休息日支持，观众和主持人可通过电话号码与我们联系。
虚拟校园活动
典型的大学校园全年都会举办各种热闹非凡的活动。 其中包括迎新周、人才招聘会、校友筹款活动和毕业典礼等。您可以使用以下方式将您的活动重新塑造为线上体验。
多场会议/多日活动
- 迎新会。 为学生规划虚拟课程，就学生生活的各个方面听取高校领导、学院院长和住校导师的意见。 将社交会议与会议和问候的议程相结合，在小组讨论时使用分组讨论功能，以及使用 Zoom Apps 功能介绍游戏和破冰活动。 借助“展览会”功能，学生们能够像亲临现场一样进行探讨和交流。
- 校友活动和筹款活动。 对于里程碑式的聚会或返校节，您可能希望使用 Pledge Zoom App 策划一个多场会议活动，其中包含各种校友活动、客席讲师甚至筹款活动。您还可以通过单场会议虚拟聚会全年与校友保持互动。
- 招聘会。 通过虚拟招聘会，您可以接待更多所在区域以外的公司，因为这些公司无需顾虑实际前往校园所产生的费用和后勤问题。 为每家公司设立各自的虚拟“展位”（会话），并让学生们加入他们想要咨询的公司会话。 各家公司可以使用分组讨论功能与求职者进行私下对话或小型面试。 “展览会”功能提供了更多的互动和交流机会，各家公司可以在其中设立自己的展位，而学生们可以参加信息会话。
- 电影节。 电影和媒体部门可以举办虚拟电影节，将学生作品推广给更多观众。 您可以设置不同的虚拟会议来播放每部电影，让学生可以轻松与无法前往校园的家人或朋友分享他们辛苦完成的作品。
单场会议活动
- 毕业典礼。 对学生及其家人而言，毕业典礼是一项非常重要的活动。 通过混合式毕业典礼，您可以邀请线上发言人向学生致辞，使亲朋好友有机会通过 Zoom 观看现场直播活动，并让无法亲临现场的学生参与毕业典礼。
- 体育赛事和观摩会。 您可以使用 Zoom 直播体育赛事以便通过卫星提供观摩会，甚至可以让身处各地的校友或学生进行实时评论。
- 各系活动。 从小组讨论到全球闻名的客座讲师，您可以帮助特定院系举办面向广大学生和社区成员的互动式直播活动。
- 学生举办的活动。 文化俱乐部庆祝活动、社交机会、“希腊生活”活动等各种学生主导的活动皆可虚拟化，以纳入新生、校友以及其他不在校园内的教育社区成员。
您的活动团队
策划和执行校园活动需要依靠团队合作！ 委派专人负责每个细节，以提高沟通效率，简化准备工作并确保您为活动日做好准备。 即使某些团队成员最终担任多个职位，您希望已考虑到以下基本情况。
制作团队
制作人将负责与制作相关的一切事务。 他们将制作节目，以简要说明每场会议的开始时间、发言人之间的过场、分镜、会议之间的休息时间，音乐以及其他细节。
活动当天，制作团队将负责安排活动，确保一切按计划运行并按时间表执行。
技术支持团队
技术支持团队负责为您的活动提供技术支持。 团队成员将负责安排您的虚拟活动，并确保为“问与答”、聊天、直播和录制等功能启用相应设置。 团队成员还要确保摄像头、麦克风和照明等硬件已设置且正常运行，并配合所有场外发言人以确保他们有合适的设备，无论身在何处都能成功演讲。
演示团队
演示团队将与活动发言人（无论他们属于校园社区还是外部演讲者）密切合作，为活动做好准备。 他们将帮助收集幻灯片等演示材料并复查发言人简介，然后将其发布到 Zoom Events 中。 他们将确保发言人在使用 Zoom 演讲时感到自在舒适，并准备好相应的设备和提示，让镜头良好展现发言人的外貌和声音。
营销团队
营销团队将负责向合适的受众推广您的活动，从而提高出席率并达成活动目标。 他们将制作活动网页、传单、社交媒体帖子、博客文章和影像等资产，以传达人们应该参加的理由，为参加者提供报名所需的信息，并为活动日造势。
活动前：规划和准备
尽早开始计划，给自己留出足够的时间，为自己的活动奠定坚实的基础。 以下是在活动开始前的几周和几天内要执行的事项（包括在 Zoom Events 中构建起所有细目，为访客营造独一无二的惬意体验等）。
Zoom Events 入门
创建中心
如果您尚未创建中心，请创建一个集合了即将举办的活动、当前活动和过往活动的中心。
您可以创建一个中心来举办所有大学活动，但是，如果您打算在全年为不同受众举办各种类型的活动，则可以创建多个中心。 例如，您可以创建一个中心举办校友活动，创建另一个中心举办行政主导型活动（例如，迎新会或毕业典礼），还可以为不同院系创建用于发布各自活动的中心。
您可以自定义详细信息，例如：
- 可见性 – 选择您的中心是私有中心还是可供公众访问的中心。 如果您的中心是私有中心，您将无法与公众共享注册链接。 该链接仅对受邀参加活动的人员可见。
- 类别
- 中心描述 – 添加一至两句话，说明您打算使用此中心举办的活动类型
- 中心徽标和刊头（封面照片或视频）
- 社交个人资料
访问我们的支持页面，获取创建中心的分步指南。
创建活动
设置中心后，您可以创建并填写即将举办的活动的详细信息。 如果您有多个中心，可以选择要与活动关联的中心。
您可以添加以下活动详细信息：
- 活动描述
- 类别
- 活动类型 – 您是否要使用 Zoom Webinars 或 Zoom Meetings（阅读我们的博客帖子，了解何时使用 Meetings 与 Webinars）
- 免费或付费
- 日期、时间和持续时间
- 活动图片和视频
- 联系人信息
- 筹款活动 – 您可以选择是否要将活动设为筹款活动，并根据需要添加筹款目标
- 可见性 – 通过活动链接将您的活动设为私有或可供用户访问
- 安全设置 – 在各种安全选项中进行选择，例如：启用等候室，或者允许观众执行特定操作（例如，更改显示名称或共享屏幕）
- 录制设置 – 您可以为云录制设置若干个不同的选项，例如，在活动开始时自动开始录制、为观众提供查看录制文件的访问权限
- 票务 – 自定义票务选项，包括您可以出售的门票费用和数量
请访问我们的支持页面，了解创建活动的详细说明。
设置活动后调查
在活动期间或活动结束后收集反馈意见是与观众进行互动的好方法，观众可以趁记忆犹新之时回顾会议内容。 在 Zoom Events 中，您可以选择在每场会议结束后、所选会议结束时或整个活动结束时显示添加调查。 您也可以在调查中添加各种问题格式。
打造引人入胜的体验
虚拟和混合式活动组织者设立了很高的标准以便为远程观众打造引人入胜的交互式体验 – 毕竟，观众可以同时轻松处理多项任务或者单击即可随时退出活动。 以下功能可帮助您设计出观众愿意参与的体验。
活动大厅
在活动之前和活动期间，已注册的参会者可以在 Zoom Events 大厅中进行联系和交流。 对于教育峰会、学生迎新会或校友会等活动，您可以在活动开始前两周与所有参会者一起准备和推广主题，以展开对话并提出问题从而鼓励观众进行互动。
问答
使用问答功能，网络研讨会观众可在会议期间提交问题，以获得实时或书面回复。 以下是网络研讨会期间使用“问答”功能的一些小贴士：
- 如果预计观众人数较多，可与嘉宾协调或邀请其他主持人帮忙在活动期间回答问题。
- 您可能希望指定团队成员来管理问答，以便演讲者专注于发言。 如果“问答”团队未以音频或视频方式加入，您可以通过“隐藏非视频参会者”功能隐藏其视频源
- 参会者功能。
- 准备一些引人思考的问题，以防观众提出的高质量问题不足，在问答时间冷场。
- 设置问答环节时，考虑您的观众出现干扰或不当行为的可能。 对于内部观众，您可能想要更透明地显示问题和回复，但是大型一般入场活动可能需要更严格的问答设置。
- 您可以在网络研讨会期间调整问答设置，允许或禁用匿名问题，或者设置观众是否能够查看、评论或点赞问题。
- 在网络研讨会结束后查看问答报告，对问题未得到实时解答的观众进行跟进。
问卷
使用问卷功能，可以获得观众的实时反馈，或评估他们对您呈现的内容的理解水平。 您可以在活动之前设置问卷问题和选项，在会议期间启动预设问卷。
展览会
启用活动的“展览会”功能可让观众相互交流并进入展位，了解有关特定主题或赞助商的更多信息。 “展览会”是 Zoom Events 中的一项功能，供活动组织者用来安排虚拟展览会，让观众能够与展位代表（赞助商和参展商）联系，从而了解他们的产品和服务。 创建活动时，您将看到一个标记为“展览会”的标签页，您可以在其中将“展览会”功能切换为启用状态。
访问我们的支持页面，了解有关为下次活动设置“展览会”功能的所有信息。
Zoom Apps
使用 Zoom Apps 就像在使用 Kahoot！ Mentimeter 或 Miro 为您的活动增添更多乐趣、互动性和协作性。
分组讨论
活动期间，允许观众以小组形式相互交流。 您可以实时将观众分配到讨论组中，预先分配观众，或允许他们自行选择想要加入的会议室并在会议室之间自由移动。
切勿忘记演练！
活动团队和演讲者可以通过演练提高自身水平，为活动日做好准备。
制作、技术和演示团队应共同努力，安排所有幕前和幕后的活动参与者进行演练。 完整演练一遍您的节目，测试设备和设置，练习转场和计时，并确保演示正常运行。
活动期间：举办和解决问题
好戏开始！ 在活动当天，您的大部分准备工作都将完成。 您将专注于执行所有策划内容，并为嘉宾提供最佳体验。
开始活动
转至“后台”（适用于网络研讨会）
我们的 Zoom Webinars 后台功能可为主持人、联席主持人和嘉宾提供一个专用的“后台”或“演员休息室”区域，以便他们在进入当前网络研讨会之前或在转场时进行安排和准备。 您可以通过后台看到和听到当前网络研讨会（也称为“主舞台”），以观看活动并聆听提示，从而了解何时加入主舞台。
在活动开始前，为发言人留出 10 到 20 分钟的通话时间，让他们可以在后台与您会面，以测试视频和音频、屏幕共享和虚拟背景，这些测试不会对主舞台造成干扰。 主持人和嘉宾可以通过后台顺畅地进出主舞台，没有次数限制。
提前开始
尝试提前几分钟启动会议或网络研讨会，给观众留出时间以在会议开始前加入。 如果您想播放欢迎音乐，请确保其无需支付版税。
检查设置
在观众加入期间，这是确保会议或网络研讨会设置正确无误的最佳时机。 查看自己是否正在录制（显示在窗口左上角）并且正在相应平台直播，并启用启动直播（如果未自动启用的话）。 另请查看是否已正确启用“问与答”设置，且嘉宾和联席主持人是否拥有相应权限。
开场白
以简短的会务通知开场，向观众说明本次会议是否会被录制、问题如何提交以及网络研讨会的主题。 记得感谢演讲者和赞助商！
Zoom Events 的观众参与度
确保观众了解这些功能，以便打造最佳活动体验并与其他访客建立联系。
活动大厅
活动大厅是一个持续存在的空间，观众可以在活动前、活动期间以及活动后在活动大厅中相互交流，也可以与活动赞助商建立联系。 嘉宾可以轻松地在活动大厅与其他观众交换联系信息、聊天以及发起会议。 观众还可以在加入之前通过大厅观看实时会议。
会议聊天
如果您的活动有多场会议，请鼓励观众在会议聊天中开展针对性更强的对话，他们可以在其中讨论与每场会议相关的主题。 您还可以鼓励演讲者参与会议聊天，以回答问题并开展更深入的讨论。
专家提示
活动所有者和指定的主持人能够从 Zoom Events 大厅群聊中删除消息和用户。 在 Zoom Events 中为活动工作人员分配审核员角色，并让您的团队监控聊天中是否存在扰乱性或不当消息。
观众日程表
每位访客都可以在他们的日程表中添加会议，以构建自己的自定义活动议程。 日程表处于中心位置，观众可以在日历布局上一目了然地查看所有感兴趣的会议。
会议目录
观众可以通过会议目录轻松搜索会议，并根据主题跟踪、受众类型等筛选他们的查看内容。
解决问题
将 Zoom Events、Zoom Webinars 或 Zoom Meetings 支持页面保持打开状态即可快速解决观众问题。 如果嘉宾遇到任何问题，可使用 Zoom Client 或会议聊天功能与他们私聊。
下列这些快速资源适用于常见的主持人问题和观众问题：
活动后：反馈意见和跟进
恭喜您成功举办活动！ 活动结束后，您可以继续与观众进行联系，收集反馈意见，并深入研究活动后报告以便分析出席情况和参与度。
查看反馈意见
访问 Zoom Events 的“分析和控制面板”部分，可查看并生成活动后调查结果报告。 在活动情况报告论述中，编写会议和整体活动反馈意见。
共享录制文件
向所有注册者提供您的活动录制文件，将录制文件放在您的网站上供一般访问，或者对内容设限，从而收集录制文件观看者的用户数据。 可通过以下几种不同的方式管理活动录制文件：
- 通过门票注册，启用 7 天免费访问活动录制文件。 如果设置活动时选中此选项，一旦活动开始就会自动启动录制功能。 使用此选项，您可以在提供录制文件之前先进行查看和编辑，还可以选择在录制文件可供查看时自动通知观众。
- 使用 Panopto 或 Kaltura 之类的集成有助于存储和整理您的录制文件。 在 Zoom App Marketplace 上查看所有录制集成。
- 手动录制到云并管理录制文件。 使用此选项，主持人可以控制录制开始时间和结束时间（但他们也需要记得在规定的时间按下“录制”！）。 您可以精确管理共享录制文件的方式，包括为录制文件设置密码保护、允许下载以及向链接添加到期日期。
与观众建立联系
活动非常适合用于与校园社区建立联系，但切勿忘记在庆祝活动结束后继续参与互动！ 向观众发送电子邮件，邀请他们查看会议录制文件（如果可用），跟进以分享他们可能感兴趣的其他相关活动或新闻。 为观众定制您的内容 – 例如，在为新生举办迎新会后，持续提供一些“顺利完成一年级学业”的小贴士，以及校内俱乐部和各种活动的链接。
评估活动
如果您使用的是 Zoom Events，请查看“分析和控制面板”，了解页面分析、大厅和会议分析、活动会议报告以及活动发起人分析。 您也可以生成会议报告，其中提供有关会议注册和问卷的数据；或者生成网络研讨会报告，其中提供有关注册、观众、问答、问卷和活动表现的数据。
使用观众数据和调查结果，以及发言人和嘉宾的反馈意见，并跟踪内容和其他活动功能的互动情况。 通过评估有效内容和无效内容，您下次举办的校园活动会比上一次更具影响力。