Возможности будущего для судов: гибридные и виртуальные судебные мероприятия

За последние несколько лет концепция судопроизводства полностью изменилась. Поскольку традиционные процессы, на которых люди присутствовали лично, обрели цифровую форму, федеральные, местные органы правосудия и органы правосудия штатов выбрали технологии как решение на долгосрочную перспективу. Внезапно разбирательства, которые проводились в зале суда, расширились до доступной виртуальной среды, благодаря чему выросла посещаемость, сократились расходы и ускорился обмен информацией.

Теперь, когда организации по всему миру возвращаются к деятельности, предусматривающей личное присутствие, важно изучить, каким образом эти цифровые преобразования помогли улучшить систему правосудия и какие аспекты виртуальной коллективной работы следует внедрить в нее на постоянной основе.

В этом руководстве мы расскажем о том, что необходимо для создания гибридного зала суда, предусматривающего как личное присутствие, так и онлайн-работу в вопросах судебной коммуникации и ведения дел, и в итоге улучшения качества предоставляемых общественности услуг.

События 2020 года стали переломным моментом абсолютно во всем: в работе, учебе и быте. В каждом секторе происходили значительные сбои, и государственный не стал исключением. Федеральным, местным государственным органам и государственным органам штатов пришлось быстро перейти на онлайн-работу (а это немалый подвиг для таких учреждений, известных своими традиционными, а иногда и вовсе устаревшими процедурами и технологиями).

Для системы правосудия это стремительное цифровое преобразование требовало чего-то большего, чем просто виртуальное пространство для встреч. Персоналу судов требовалось внедрить технологию, позволявшую создать безопасную и инклюзивную среду, которая была бы доступной и простой в использовании для людей различного социально-экономического положения. Более того, органам правосудия требовались решения, предусматривающие специальные возможности, то есть расширенные функции для людей с инвалидностью, которые позволили бы охватить все слои общества. И выход есть — Zoom.

Путем внедрения Zoom федеральные, местные суды и суды штатов не только смогли наладить стабильную работу, но и обнаружили, что новый формат работы создает больше возможностей. Внезапно зал суда стал еще более справедливым. Это позволило устранить физические барьеры и сократить расходы, которые ранее имели место при личном присутствии в зале суда. Зал суда также перестал быть таким унылым местом: теперь для присутствующих созданы более комфортные условия, обстановка стала менее напряженной, а участие всех сторон — более активным.

Мир осваивает следующий этап работы, и организации по всему миру ищут способы применения гибридного подхода для улучшения поддержки сотрудников и клиентов. Руководители в системе правосудия должны определить, как лучше обслуживать общественность: проводить слушания в виртуальной или гибридной среде либо строго в физическом зале суда.

Руководители судов, которые не знают, с чего начать, могут в первую очередь определить формат, обеспечивающий наибольшую посещаемость, который подходит для решения стоящих перед ними задач и позволяет обслужить как можно больше людей. К примеру, административные слушания очень удобно проводить в виртуальном формате: простой спор о штрафе за нарушение правил дорожного движения уместится в коротком сеансе Zoom.

Кроме того, для проведения традиционно напряженных бракоразводных процессов можно использовать технологии видеосвязи, чтобы разрядить обстановку, а на слушаниях по семейным делам пригодятся функции для ведения коллективной работы, такие как сессионные залы или виртуальные фоны, которые позволяют создать более дружественную, но при этом не менее профессиональную атмосферу.

Преимущества гибридной стратегии распространяются и на персонал суда. Кроме того, при проведении виртуального разбирательства руководители суда экономят время судей, адвокатов и переводчиков, а также деньги, которые, так или иначе, были бы потрачены на личное участие в заседании.

Определившись с тем, какие слушания полезно проводить в удаленном формате, важно создать сплоченную и инклюзивную атмосферу в зале суда, независимо от того, откуда звонят участники. Подробнее о том, как это реализовать, мы расскажем далее.

Возможно, гибридная модель для вас будет невспаханным полем, однако с применением рекомендаций все вполне достижимо. Компания Zoom предлагает доступную платформу с простыми в использовании функциями. Любой представитель государственных органов, органов правосудия или широкой общественности может использовать нашу платформу для удовлетворения своих уникальных потребностей.

Если для настройки гибридного зала суда вы используете платформу Zoom, организовать зал суда будущего вам помогут несколько ключевых советов, приведенных ниже.

• Внедряйте необходимые специальные возможности функции перевода. В Zoom Meetings представлено множество специальных возможностей и функций перевода, а также сторонних конфигураций и интеграций, благодаря чему наша платформа становится доступной для всех. Чтобы сделать возможности доступа к судебной системе равными для докладчиков, говорящих на разных языках, и участников с инвалидностью, сотрудники судов могут применять наши собственные функции автоматического создания субтитров и создания субтитров вручную, а также интеграции со сторонними службами создания субтитров. Функция автоматического создания субтитров в настоящее время доступна на 11 языках для пользователей коммерческой версии Zoom. Мы также придерживаемся последних стандартов в области специальных возможностей, чтобы обеспечить полный доступ к нашей платформе с использованием последних программ чтения с экрана.
• Создайте правильные условия. Чтобы нивелировать любые ощутимые барьеры между участниками, работающими из дома, и теми, кто присутствует лично, члены зала суда могут использовать функции Zoom Meetings для создания равных условий для всех участников. Перед конференцией все участники могут договориться о применении профессиональных виртуальных фонов, чтобы работа была согласованной, а также об использовании функции подавления фонового шума Zoom, чтобы сократить отвлекающие факторы окружающей среды и сосредоточить внимание на слушании.
• Легко делитесь информацией и представляйте доказательства. Если организатор конференции настроил соответствующие параметры, участники смогут демонстрировать свои экраны или отправлять ссылки через чат в конференции, чтобы быстро представить информацию или доказательства. Стороны также могут воспользоваться Zoom Whiteboard для ведения интерактивной коллективной работы в режиме реального времени и Zoom Team Chat для передачи каких-либо заметок или документов после окончания слушания. Для проведения разбирательств, на которых необходимо представлять доказательства, полезно также использовать DocuSign eSignature для Zoom. Это стратегическая интеграция, доступная в коммерческой версии Zoom. С помощью приложения eSignature участники могут совместно использовать соглашения, просматривать и подписывать их безопасным образом.
• Избегайте накладок и прерываний. Когда атмосфера накаляется или участники разговаривают между собой, владельцы конференций могут воспользоваться определенными функциями, которые помогают управлять возможностями участников. Организаторы конференций могут выключать звук участников при входе, просить участников использовать функцию Поднять руку, если они хотят присоединиться к разговору, отключать чат в конференции и многое другое. С помощью этих функций можно поддерживать профессиональную и уважительную атмосферу, независимо от текущей обстановки или настроений участников слушания.
• Выделяйте соответствующих докладчиков. Привлекайте внимание к соответствующим участникам во время сеанса судебного разбирательства, используя нашу функцию вид отслеживания. С ее помощью можно сделать основными активными выступающими до девяти участников конференции, причем это будут единственные докладчики, которых будут видеть остальные присутствующие. Это эффективный способ привлечь внимание к судье, ответчику, истцу и свидетелям. Вид отслеживания можно использовать во время демонстрации экрана и включать в клиенте Zoom для ПК или мобильном приложении Zoom, а также в Zoom Rooms. Кроме того, функция вида отслеживания полностью настраивается администратором. Дополнительный параметр: Вид с эффектом присутствия, который можно использовать для распределения участников автоматически или вручную в рамках виртуальной сцены. Организаторы также могут легко перемещать участников в рамках выбранной сцены, например зала суда, и даже изменять размер изображения участников для создания более естественной обстановки.
• Поддерживайте безопасность зала суда. Важно, чтобы в виртуальном зале суда могли присутствовать только соответствующие участники. Воспользуйтесь множеством наших функций безопасности, таких как зал ожидания, коды доступа и элементы управления безопасностью на конференции, чтобы разрешать посещать конференцию и участвовать в слушании лишь определенным пользователям.
• Создайте физическое пространство с поддержкой соответствующих технологий. Гибридный зал суда невозможно реализовать без офиса с поддержкой соответствующих технологий. Некоторые работники суда будут дома, другие — в офисе или предпочтут чередовать эти форматы. Тем не менее тем, кто будет присутствовать лично, потребуется пространство, в котором они смогут легко связываться с удаленными пользователями, будь то их коллеги, адвокаты или представители общественности. При создании современного зала суда определите необходимый тип аппаратных средств для работы с решением для конференц-залов, таким как Zoom Rooms. Для начала подумайте, где потребуются аудиоисточники, камеры и другое необходимое оборудование в зале для обеспечения беспрепятственной работы. Затем узнайте, какой партнер Zoom предоставляет аппаратные средства, необходимые вам для использования нашей платформы с целью организации полноценного гибридного зала суда.

Современным судебным организациям, перед которыми стоит задача обеспечивать эффективное правосудие для всего населения страны, необходима гибкая платформа коммуникаций с расширенными возможностями, позволяющая целенаправленно предоставлять услуги и улучшать результаты. Обе платформы — Zoom и Zoom для государственных учреждений предназначены для помощи в удовлетворении этих конкретных потребностей.

В США компания Zoom предлагает отдельную платформу под названием Zoom для государственных учреждений, которая предназначена для выполнения федеральных требований безопасности. Zoom для государственных учреждений доступна для государственных клиентов — представителей федеральных, местных государственных органов и государственных органов штатов США, а также для утвержденных государственных подрядчиков, партнеров по интеграции и образовательных учреждений, которые поддерживают государственных клиентов. Платформа Zoom для государственных учреждений находится в США, и управляют ею только лица из США.

Zoom для государственных учреждений имеет интуитивно понятный и безопасный интерфейс, аналогичный интерфейсу коммерческой версии Zoom. Обе версии платформы являются масштабируемыми и гибкими, предоставляют современным организациям государственного сектора все необходимое для достижения их целей и в то же время помогают защитить важную информацию.

Платформа Zoom для государственных учреждений:

• прошла сертификацию FedRAMP (средний уровень);
• получила временное разрешение (PA) от Управления информационных систем Министерства обороны США (DISA) на оказание Министерству обороны США услуг, соответствующих 4-му уровню воздействия (IL4);
• получила от Военно-воздушного министерства США разрешение на эксплуатацию (ATO) для проведения конференций, соответствующих IL4;
• прошла авторизацию по программе StateRAMP (средний уровень).

Кроме того, элементы управления платформы отвечают следующим нормативно-правовым требованиям:

• HIPAA;
• CJIS;
• CMMC.

Изменения неизбежны, и люди всегда будут к ним адаптироваться. Общество приспосабливается к новым нормам жизни, работы и учебы, поэтому важно оказывать людям поддержку и предоставлять ресурсы, с помощью которых можно сохранить гибкость и идти в ногу со временем, учитывая будущие изменения.

Гибридный подход — не очередная мимолетная тенденция, а скорее новое предписание, позволяющее удовлетворять потребности современной общественности, которая сталкивается с еще более разнообразным спектром проблем, чем раньше, находит новые возможности в цифровой среде и нуждается в честных и справедливых услугах. Гибридный зал суда позволяет упрочить отношения общественности с законом, превращая общественную традицию в вовлекающий процесс. Справедливость восторжествовала.