Полное руководство по организации гибридных и виртуальных мероприятий для студентов

Прежде чем подробно рассматривать различные виды мероприятий, которые вы можете проводить, предлагаем краткий обзор Zoom Events. Zoom Events является универсальным решением для организации и управления виртуальными мероприятиями, а также для составления отчетов о них.

Zoom Events опирается на решения Zoom Meetings и Zoom Webinars, добавляя к ним специальные центры мероприятий, различные варианты регистрации и продажи билетов, а также возможности взаимодействия и общения присутствующих, управляемые полностью с платформы Zoom Events.

Команда по обслуживанию для масштабных мероприятий

Если вы хотите провести особенное мероприятие (например, торжество по случаю столетнего юбилея, церемонию вручения дипломов или гала-вечер для сбора средств), у Zoom есть специальная команда по обслуживанию мероприятий, которая поможет спланировать, организовать и провести виртуальное или гибридное мероприятие на высочайшем уровне.

Команда по обслуживанию мероприятий Zoom предоставляет консультации по рекомендуемым методам проведения, а также осуществляет организацию, поддержку, модерацию и управление мероприятиями в реальном времени. Кроме того, она может обеспечить поддержку до мероприятия и в день проведения, предоставив номер телефона для связи для присутствующих и организаторов.

Обратиться к команде по обслуживанию мероприятий

В студенческих городках в течение года проходит множество различных мероприятий. Вы можете проводить в виртуальном формате очень многие из них — от недель профориентации и ярмарок вакансий до выпускных и сбора средств с участием бывших студентов.

Многосеансовые и многодневные мероприятия

• Мероприятия по профориентации. Планируйте виртуальные мероприятия для студентов, где они смогут пообщаться с руководителями вуза, представителями деканата и консультантами по вопросам проживания и обсудить различные сферы студенческой жизни. Добавьте социальный аспект для укрепления контакта, используя сессионные залы для общения в небольших группах и приложения Zoom Apps с играми и упражнениями для создания непринужденной обстановки. Благодаря функции Expo (Выставка) студенты смогут обсуждать актуальные для них вопросы и общаться так же эффективно, как и при личной встрече.
• Мероприятия с участием выпускников и сбор средств. Для юбилеев выпускных и встреч выпускников можно запланировать многосеансовое событие с разнообразными мероприятиями, приглашенными докладчиками и даже сбором средств с помощью приложения Pledge Zoom App. Чтобы поддерживать интерес, вы также можете привлекать выпускников к однократным виртуальным встречам в течение года.

• Ярмарки вакансий. Виртуальные ярмарки вакансий — это возможность привлечь больше компаний и организаций за пределами вашего региона, поскольку вы избавите их от транспортных расходов и вопросов логистики. Настройте для каждой компании индивидуальный «павильон» (сеанс), чтобы студенты могли подключаться к наиболее интересным для себя участникам. Организации могут использовать сессионные залы для проведения индивидуальных бесед или мини-собеседований с потенциальными кандидатами. Получите больше возможностей для общения и расширения сети контактов с помощью функции Expo (Выставка), позволяющей компаниям настраивать собственные павильоны и проводить информационные встречи для заинтересованных студентов.
• Кинофестивали. У отделов кино и медиа есть возможность проводить виртуальные кинофестивали, с помощью которых работы студентов будут представлены более широкой аудитории. Для каждого показа можно настроить отдельные виртуальные сеансы, чтобы студентам было проще делиться результатами своих трудов с друзьями и родственниками, которые не могут присутствовать лично.

Односеансовые мероприятия

• Церемония вручения дипломов. Окончание учебы — важнейшее событие для студентов и их близких. Организовав церемонию вручения дипломов в гибридном формате, вы сможете пригласить виртуальных докладчиков для выступления с речью, дать возможность родственникам выпускников посмотреть мероприятие в прямом эфире через Zoom и позволить всем студентам принять участие даже без личного присутствия.
• Спортивные мероприятия и совместные просмотры. Вы можете проводить в Zoom потоковые трансляции спортивных мероприятий для совместного просмотра, при этом выпускники и студенты могут комментировать их в режиме реального времени независимо от своего местоположения.
• Факультетские мероприятия. Помогайте факультетам проводить увлекательные мероприятия в прямом эфире — от экспертных дискуссий до выступлений всемирно известных лекторов, при этом охватывая максимально широкую аудиторию студентов и других участников учебного сообщества.
• Мероприятия под руководством студентов. Праздники клубов культурной направленности, расширение круга общения по интересам, мероприятия традиционных студенческих обществ, как и множество других событий под руководством студентов, можно перевести в виртуальный формат, чтобы охватить потенциальных будущих студентов, выпускников и других участников учебного сообщества из-за пределов студенческого городка.

Планирование и проведение мероприятия в студенческом городке — это командная работа! Делегируйте роли и обязанности для каждого аспекта, тем самым оптимизируя коммуникацию, упрощая подготовку и укрепляя уверенность в успехе предстоящего события. Вам наверняка захочется быть уверенными в описанных ниже аспектах, даже если некоторым участникам рабочей команды придется взять на себя несколько функций.

Продюсерская команда

За все вопросы, связанные с организацией мероприятия, будут отвечать ваши продюсеры. Они разработают программу, где будет указано: время начала каждого сеанса, порядок выступления докладчиков, монтажные листы, перерывы между сеансами, музыка и другие аспекты.

В день проведения продюсерская команда будет координировать мероприятие и следить за тем чтобы все шло по плану и в соответствии с графиком.

Техническая команда

Техническая команда отвечает за технологии, задействованные в мероприятии. В ее обязанности входят планирование виртуальных сеансов и контроль за правильностью настроек таких функций, как вопросы и ответы, чат, потоковое вещание и запись. Она позаботится о правильности настройки и работы аппаратного обеспечения, такого как камеры, микрофоны и освещение, а также убедится, что у докладчиков, находящихся за пределами студенческого городка, имеется подходящее оборудование для успешного выступления.

Презентационная команда

Презентационная команда будет активно взаимодействовать с докладчиками вашего мероприятия в процессе подготовки к нему (независимо от того, работают они в вашем учебном заведении или будут приглашены). Она поможет собрать воедино материалы, например презентации, и просмотрит биографические данные докладчиков, прежде чем публиковать их в Zoom Events. Эта команда также позаботится о том, чтобы докладчикам было комфортно пользоваться Zoom во время выступления и чтобы у них было необходимое оборудование, а также будет подсказывать, как сделать выступление перед камерой максимально привлекательным.

Загрузить контрольные списки для подготовки к мероприятию

Команда по маркетингу

Команда по маркетингу будет отвечать за продвижение мероприятия среди подходящей аудитории, чтобы повысить посещаемость и достичь поставленных целей. Она будет создавать ресурсы, такие как веб-страница мероприятия, рекламные проспекты, публикации в социальных сетях, статьи в блогах и видеоматериалы, благодаря которым люди поймут, почему это будет им интересно и какая информация необходима для регистрации, и будут предвкушать этот важный день.

Загрузить контрольные списки для продвижения мероприятия

Начните планировать мероприятие заблаговременно, чтобы заложить прочную основу для его успеха. Мы расскажем, что можно сделать в течение нескольких недель и за несколько дней до мероприятия, от проработки всех аспектов в Zoom Events до создания уникальных, незабываемых впечатлений у ваших гостей.

Начните работу с Zoom Events

Создайте свой центр

Если вы еще этого не сделали, рекомендуем создать центр, где будут представлены все ваши предстоящие, текущие и прошлые мероприятия.

У вас может быть один центр для всех событий, но если вы планируете множество разных мероприятий для разных типов аудитории в течение года, можно создать несколько центров. Например, один центр для мероприятий с участием выпускников, другой для мероприятий под руководством администрации учебного заведения, таких как профориентация или вручение дипломов, а также центры для разных факультетов, где они будут размещать свои собственные мероприятия.

У вас есть возможность настраивать под свои нужды различные аспекты.

• Видимость: выберите, будет ли центр закрытым или открытым. Если центр будет закрытым, вы не сможете предоставить другим пользователям ссылку на регистрацию. Он будет виден только тем, кого вы пригласили на свое мероприятие.
• Категория
• Описание центра: опишите одним или двумя предложениями, какого рода мероприятия вы планируете проводить в рамках этого центра.
• Логотип и шапка центра (обложка или видеоролик)
• Социальные профили

На нашей странице поддержки приведена пошаговая инструкция по созданию центра.

Создайте свое мероприятие

После настройки центра можно создать предстоящее мероприятие и разместить информацию о нем. Если у вас несколько центров, вы можете выбрать, с каким из них связать это мероприятие.

Вы можете разместить следующую информацию о своем мероприятии:

• Описание мероприятия
• Категория
• Тип мероприятия: хотите ли вы использовать Zoom Webinars или Zoom Meetings (выбору между Meetings и Webinars посвящена отдельная статья в нашем блоге)
• Будет ли мероприятие платным или бесплатным
• Дата, время и продолжительность
• Изображения и видео, посвященные мероприятию
• Контактная информация
• Сбор средств: вы можете указать, предполагает ли мероприятие сбор средств, и при желании добавить цель такого сбора
• Видимость: решите, является ли ваше мероприятие закрытым или доступным по ссылке
• Настройки безопасности: выбирайте любые из многочисленных параметров безопасности, например, включите зал ожидания или разрешите присутствующим выполнять определенные действия, такие как изменение отображаемого имени или демонстрация своего экрана
• Настройки записи: в вашем распоряжении сразу несколько параметров записи в облако, например, автоматическое включение записи в момент начала мероприятия и предоставление присутствующим доступа к записанному видео
• Оформление билетов: настройте параметры оформления билетов, включая их стоимость и доступное количество

На нашей странице поддержки представлены подробные инструкции по созданию мероприятия.

Настройте опрос после мероприятия

Получение обратной связи во время мероприятия или после его окончания — это эффективный способ задействовать присутствующих и предложить им поразмышлять над полученной информацией по свежим следам. Zoom Events позволяет добавить опрос, который будет отображаться по завершении каждого сеанса или всего мероприятия. У вас также есть возможность добавить в опрос вопросы различных форматов.

Позаботьтесь о ярких впечатлениях

На организаторов виртуальных и гибридных мероприятий возлагаются большие ожидания с точки зрения увлекательности и интерактивности взаимодействия с присутствующими, поскольку они могут отвлекаться на другие задачи или просто покинуть ваше мероприятие в любой момент. Вот несколько функций, которые помогут увлечь присутствующих и вызвать у них желание стать неотъемлемой частью происходящего.

Лобби мероприятия

В лобби Zoom Events зарегистрированные участники могут знакомиться и общаться до мероприятия или во время его проведения. Для таких мероприятий, как научная конференция, профориентация студентов или встреча выпускников, можно предложить и начать обсуждать различные темы со всеми участниками за две недели до назначенной даты, чтобы присутствующие уже начали взаимодействовать между собой, задавать вопросы и поддерживать диалог с вами.

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Функция Вопросы и ответы позволяет присутствующим на вебинаре отправлять вопросы для получения устных или письменных ответов в ходе сеанса. Вот несколько советов по использованию функции «Вопросы и ответы» в ходе вебинара:

• Если ожидается большая аудитория, скоординируйтесь с участниками группы или попросите других организаторов помочь вам с ответами на вопросы в ходе мероприятия.
• Возможно, для управления вопросами и ответами потребуется выделить несколько участников вашей команды, чтобы докладчики могли сосредоточиться на своей основной задаче. Если ваша команда по работе с вопросами и ответами не использует видео или звук, вы можете скрыть их видеопотоки с помощью функции «Скрыть
• участников без видео».
• Подготовьте несколько вопросов, активизирующих мышление, на случай, если вы не получите достаточного количества качественных вопросов от присутствующих, чтобы заполнить время, отведенное под вопросы и ответы.
• При организации сеанса вопросов и ответов проанализируйте свою аудиторию и оцените потенциальную возможность срыва мероприятия или демонстрации неподобающего поведения. В случае внутренней аудитории вы можете более открыто демонстрировать вопросы и ответы, а для более масштабного мероприятия со свободным посещением могут потребоваться более ограниченные настройки вопросов и ответов.
• Настройки сеанса вопросов и ответов можно задать по ходу вебинара, чтобы разрешить или запретить отправку анонимных вопросов или изменить права присутствующих на просмотр, комментирование или голосование по вопросам.
• Проверьте отчет по вопросам и ответам после вебинара и свяжитесь с присутствующими, на чьи вопросы не были даны ответы в реальном времени.

Опросы

Получайте обратную связь от своей аудитории в реальном времени или оцените их уровень понимания демонстрируемого контента с помощью функции опросов. Вопросы и варианты ответов для опросов можно задать перед мероприятием, а затем запустить предварительно настроенные опросы в ходе сессии.

Expo (Выставка)

Включите функцию Expo (Выставка) для своего мероприятия, чтобы присутствующие могли общаться между собой и посещать павильоны, ближе знакомясь со спонсорами и представленными тематиками. Expo (Выставка) — это функция Zoom Events, позволяющая организаторам мероприятия создать виртуальную выставку, которая станет связующим звеном между присутствующими и представителями павильонов (спонсорами и экспонентами) и позволит больше узнавать о предлагаемых продуктах и ​​услугах. При создании мероприятия вы увидите вкладку Expo, после перехода на которую сможете включить функцию Expo (Выставка).

На нашей странице поддержки вы сможете узнать всю необходимую информацию о настройке функции Expo (Выставка) для вашего следующего мероприятия.

Zoom Apps

Приложения Zoom Apps, такие как Kahoot!, Mentimeter или Miro, сделают мероприятие более увлекательным благодаря интерактивности и возможностям для коллективной работы.

Сессионные залы

Позвольте участникам взаимодействовать друг с другом в небольших группах во время мероприятия. Присутствующих можно назначать в сессионные залы в реальном времени, назначить их предварительно или разрешить им выбирать зал, к которому они хотят присоединиться, самостоятельно, а также свободно перемещаться между залами.

Вся необходимая информация о сессионных залах Zoom

Узнайте, как создавать, назначать сессионные залы и управлять ими.

читать блог

Не забудьте провести пробный прогон!

Пробный прогон поможет вашим докладчикам и команде по организации и проведению мероприятия доработать последние штрихи и оптимально подготовиться к этому важному дню.

Ваша продюсерская, техническая и презентационная команды должны запланировать пробный прогон со всеми участниками мероприятия, включив в него работу за кулисами и перед камерой. Пройдитесь по всей программе мероприятия, проверьте оборудование и настройки, отработайте переходы и хронометраж и убедитесь в правильности презентаций.

Загрузить контрольный список для пробного прогона

Шоу начинается! В день мероприятия основная часть подготовительной работы останется позади. Вы сосредоточитесь на реализации всех своих планов и создании наилучших впечатлений у присутствующих.

Начало мероприятия

Приглашаем в закулисье (для вебинаров)

Функция «Закулисье» в Zoom Webinars — это «зеленая комната», то есть приватное виртуальное театральное фойе, в котором организаторы, соорганизаторы и участники могут провести заключительные приготовления перед выступлением или между выступлениями на вебинаре. Из закулисья можно смотреть и слушать текущий сеанс вебинара (главную сцену), в том числе чтобы не пропустить свою очередь выступления.

Откройте своим докладчикам вход за 10–20 минут до начала мероприятия, чтобы они могли встретиться с вами в закулисье, проверить настройки видео и аудио, функцию демонстрации экрана и виртуальные фоны, не мешая выступлению на главной сцене. Из закулисья организаторы и участники могут беспрепятственно выходить на главную цену и покадить без ограничений.

Начните пораньше

Постарайтесь запустить конференцию или вебинар на несколько минут раньше, чтобы присутствующие могли присоединиться до начала программы. Если вы хотите использовать музыку в качестве приветствия, убедитесь, что она свободна от притязаний со стороны правообладателей.

Проверьте настройки

Пока присутствующие присоединяются к мероприятию, можно эффективно использовать это время для проверки настроек конференции или вебинара. Проверьте, ведется ли запись (по значку в левом верхнем углу окна) и потоковое вещание на необходимые платформы, и начните потоковое вещание, если оно не включено по умолчанию. Также убедитесь, что настройки для вопросов и ответов заданы верно и что участникам и соорганизаторам назначены соответствующие права.

Сценарий открытия

Начните мероприятие с короткого административного объявления, чтобы рассказать присутствующим, ведется ли запись, как отправлять вопросы и какова тематика вебинара. Не забудьте поблагодарить докладчиков и спонсоров!

Взаимодействие с присутствующими с помощью Zoom Events

Убедитесь, что присутствующие знают о функциях, способствующих оптимальным впечатлениям от мероприятия и общению с другими участниками.

Лобби мероприятия

Лобби мероприятия для студентов — это постоянное пространство, где присутствующие могут общаться между собой и со спонсорами до, во время и после мероприятия. Это возможность удобно обмениваться контактной информацией, общаться в чате и встречаться с другими присутствующими. В лобби также можно смотреть сеансы в режиме реального времени, прежде чем присоединиться к какому-то из них.

Чат в сеансе

Если вы проводите многосеансовое мероприятие, предложите присутствующим общаться в чате сеанса и обсуждать в нем освещаемые темы. Докладчики могут использовать чат сеанса, чтобы отвечать на вопросы и рассказывать о некоторых аспектах более подробно.

Профессиональный совет

Владельцы и назначенные модераторы мероприятия могут удалять сообщения и пользователей из групповых чатов в лобби Zoom Events. Назначьте одному из специалистов, занимающихся мероприятием, роль модератора в Zoom Events, чтобы ваша команда могла отслеживать в чате возможные деструктивные и неприемлемые сообщения.

Маршрут для каждого присутствующего

Каждый ваш гость может создать собственный маршрут посещения сеансов. Маршрут — это раздел, где присутствующие могут просмотреть все интересующие их сеансы в формате календаря.

Каталог сеансов

Каталог сеансов позволяет присутствующим быстро находить сеансы и фильтровать их представление по тематикам, типу аудитории и другим критериям.

Устранение неполадок

Не закрывайте страницы поддержки Zoom Events, Zoom Webinars или Zoom Meetings: это поможет быстро устранять неполадки, которые могут возникать у присутствующих. Если участники группы столкнутся с проблемами, обсудите их в приватном чате в Zoom Desktop Client (Zoom Mobile Apps) или в личном чате в мероприятии.

Вот несколько ресурсов, которые могут помочь в решении проблем, возникающих у организатора или присутствующих:

• Предотвращение срыва мероприятия
  
• Присоединение к мероприятию Zoom Events
  
• Использование лобби мероприятия
  
• Как создать маршрут
  

Поздравляем с успешным мероприятием! По завершении мероприятия можно продолжать общаться с присутствовавшими, собирать обратную связь и просматривать итоговые отчеты, чтобы проанализировать посещаемость и активность участников.

Проанализируйте обратную связь

Создавайте и просматривайте отчеты по результатам опроса, проведенного после мероприятия, с помощью раздела аналитики и панели управления Zoom Events. Соберите обратную связь по сеансам и в целом по мероприятию в рамках подведения итогов.

Поделитесь записями

Откройте доступ к записи вашего мероприятия всем, кто зарегистрировался, разместите записи в открытом доступе на своем сайте или настройте содержимое на сбор пользовательских данных тех, кто просматривает записи. Вы можете управлять записями мероприятия несколькими способами:

• Включите бесплатный семидневный доступ к записям мероприятия при условии наличия зарегистрированного билета. Если при настройке мероприятия этот параметр выбран, запись включится автоматически после начала мероприятия. Этот параметр позволяет просматривать и редактировать записи до предоставления доступа к ним, а также активировать автоматическое уведомление участников о доступности записей.
• Для хранения и систематизации своих записей используйте интеграцию, например Panopto или Kaltura. Все доступные интеграции для работы с записями размещены в магазине приложений Zoom App Marketplace.
• Вручную включайте запись в облако и управляйте своими записями. Этот параметр позволяет организаторам контролировать начало и окончание записи (при этом важно не забывать включать запись в нужное время). Вы можете указать, как именно хотите предоставлять записи, в том числе защитить их паролем, разрешить скачивание и добавить срок действия ссылки.

Общайтесь с присутствовавшими

Мероприятия — это прекрасный способ пообщаться с сообществом вашего учебного заведения, но не забывайте продолжить общаться и после окончания события! Отправляйте присутствовавшим электронные письма с предложением посмотреть доступные записи сеансов и рассказывайте о других близких по тематике мероприятиях или потенциально интересных новостях. Адаптируйте свой контент к аудитории: например, после мероприятия по профориентации для новых студентов дайте советы по достижению успехов в первый год обучения и поделитесь ссылками на различные клубы и мероприятия в студенческом городке.

Оцените свое мероприятие

Если вы пользуетесь Zoom Events, просмотрите раздел аналитики и панель управления, где будут представлены статистика страниц, лобби и сеансов, отчеты о сеансах мероприятий и данные по спонсорам мероприятия. Вы также можете сформировать отчеты по конференции с данными о количестве регистраций и результатах опросов или отчеты по вебинару с данными о количестве регистраций, присутствующих, вопросах и ответах, результатах опросов и показателях результативности мероприятия.

Используйте данные о присутствующих и результаты опросов, а также обратную связь от докладчиков и экспертов, и отслеживайте использование вашего контента и других функций мероприятия. Такая оценка позволит повышать эффективность каждого последующего мероприятия.