Der umfassende Leitfaden für virtuelle und hybride Hochschulveranstaltungen

Bevor wir näher auf die verschiedenen Arten von Veranstaltungen eingehen, die Sie möglicherweise auf die Beine stellen, wollen wir uns kurz Zoom Events anschauen. Zoom Events ist die allumfassende Lösung, um virtuelle Veranstaltungen durchzuführen, zu verwalten und darüber zu berichten.

Sie sind schon damit vertraut, Leute mit Zoom Meetings oder Zoom Webinars zusammenzubringen? Zoom Events baut auf diesen Lösungen auf und erweitert sie um eigene Event-Hubs, Anmelde- und Ticketoptionen sowie Networking-Angebote für Teilnehmer. All diese Funktionen verwalten Sie zentral über die Zoom Events-Plattform.

Event-Dienste für aufwendige Veranstaltungen

Wenn Sie Ihre Veranstaltung zu etwas ganz Besonderem machen möchten – vielleicht zum Anlass einer Hundertjahrfeier, Abschlussfeier oder Spendengala – steht Ihnen Zooms eigenes Event-Serviceteam gern für die Planung, Unterstützung und Produktion einer aufwendigen virtuellen oder hybriden Veranstaltung zur Seite.

Zoom Event Services umfassen eine Best-Practice-Beratung zum Veranstaltungsablauf, zu Produktionsaufbau und -betreuung sowie zum Management und zur Moderation von Live-Events. Unser Event-Serviceteam bietet auch telefonische Unterstützung vor der Veranstaltung oder am Veranstaltungstag, die Teilnehmer und Hosts in Anspruch nehmen können.

Event Services nutzen

An einer üblichen Hochschule finden das ganze Jahr über zahlreiche Veranstaltungen statt. Von der Orientierungswoche über Spendensammlungen für Absolventen bis zu Abschlusszeremonien – hier sind einige Ideen, wie Sie Ihre Veranstaltung als virtuelles Erlebnis neu konzipieren.

Veranstaltungen mit mehreren Sitzungen oder über mehrere Tage

• Orientierungen. Planen Sie virtuelle Sitzungen, in denen Studenten von der Universitätsleitung, Dekanen oder Studentenvertretern über verschiedene Aspekte des Studentenlebens informiert werden. Erweitern Sie die Agenda mithilfe von Funktionen wie Breakout-Räumen für Kleingruppen-Gespräche und Zoom Apps für Spiele und Kennenlernaktivitäten auch um soziale Sitzungen. Mithilfe der Expo-Funktionen können Studenten sich unter die Leute mischen und einander kennenlernen, als wären sie persönlich vor Ort.
• Veranstaltungen und Spendensammlungen für Absolventen Für Wiedersehensfeiern oder jährliche Absolvententreffen bietet sich ein Event über mehrere Sitzungen an, in denen Sie verschiedene Aktivitäten, Gastredner und selbst eine Spendensammlung mithilfe unserer Pledge Zoom App auf die Tagesordnung setzen. Sie können Ihre Absolventen auch das restliche Jahr über mit virtuellen Einzelsitzungs-Veranstaltungen einbinden.

• Karrieremessen. Dank virtueller Karrieremessen können Sie deutlich mehr Unternehmen einladen. Da die Kosten und Logistik für die Anreise zu Ihrer Hochschule entfallen, ist die Option auch für Unternehmen außerhalb Ihrer Region attraktiv. Richten Sie für jedes Unternehmen einen eigenen virtuellen „Stand“ (d. h. eine Sitzung) ein. Studenten, die sich für ein Unternehmen interessieren, können der Sitzung einfach beitreten und mit den Vertretern der Organisation ins Gespräch kommen. Organisationen können Breakout-Räume nutzen, um private Gespräche oder kleine Vorstellungsgespräche mit möglichen Kandidaten zu führen. Expo bietet sogar noch mehr Gelegenheiten zur Interaktion und zum Networking: Unternehmen richten ihren eigenen Stand ein, dem Studenten für informative Sitzungen beitreten können.
• Filmfestivals. Film- und Medienfakultäten können virtuelle Filmfestivals veranstalten, um die Werke ihrer Studenten einem größeren Publikum zu präsentieren. Sie können verschiedene virtuelle Sitzungen einrichten, um jeden Film zu zeigen, damit Studenten die Früchte ihrer harten Arbeit mit Familie und Freunden teilen können, die nicht persönlich an die Hochschule kommen können.

Veranstaltungen mit Einzelsitzungen

• Abschlussfeiern. Der Hochschulabschluss ist für Studenten und ihre Familien ein sehr bedeutender Tag. Mit einer hybriden Abschlussfeier können Sie virtuelle Redner einladen, den Angehörigen die Gelegenheit geben, die Veranstaltung über Zoom live mitanzusehen und können Studenten ehren, die nicht persönlich teilnehmen können.
• Sportveranstaltungen und Zuschaupartys Mit Zoom können Sie Sportveranstaltungen live übertragen, damit Studenten und Fans zu Hause Zuschaupartys veranstalten können. Es ist auch möglich, dass Absolventen oder Studenten die Veranstaltung live kommentieren – egal, wo sie sind.
• Fakultätsveranstaltungen. Von Podiumsdiskussionen bis zu weltbekannten Gastdozenten: Helfen Sie Fakultäten, spannende Liveveranstaltungen für ein breites Publikum aus Studenten und Fachkreisen auf die Beine zu stellen.
• Von Studenten organisierte Veranstaltungen. Feste von Kulturclubs, Networking-Gelegenheiten oder Greek-Life-Events – es gibt jede Menge Veranstaltungen von Studenten, die auch im virtuellen Raum stattfinden können, um Interessenten, Absolventen oder andere Mitglieder der Bildungsgemeinschaft mit einzubinden, die nicht am Campus sind.

Die Planung und Durchführung von Hochschulveranstaltungen ist eine Teamleistung! Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortungsbereiche für jedes Detail, damit die Kommunikation klappt, vereinfachen Sie die Vorbereitung und sorgen Sie dafür, dass für den großen Tag alles bereit ist. Sie sollten folgende Rollen klar bestimmen, selbst wenn einige Teammitglieder mehr als eine dieser Aufgaben übernehmen.

Produktionsteam

Ihre Produzenten sind für alle produktionsbezogenen Dinge verantwortlich. Sie entwickeln einen Veranstaltungsablauf, der skizziert, wann welche Sitzung beginnt und Details wie die Übergänge zwischen Rednern, Sequenzprotokolle, Pausen zwischen Sitzungen, Musik und weitere Einzelheiten plant.

Am Veranstaltungstag liegt es in der Verantwortung des Produktionsteams, die Veranstaltung zu orchestrieren und dafür zu sorgen, dass alles nach Plan läuft und im Zeitplan bleibt.

Technikteam

Das Technikteam ist für die technische Seite Ihrer Veranstaltung zuständig. Die Mitglieder des Teams kümmern sich darum, Ihre virtuellen Sitzungen einzurichten und die richtigen Einstellungen für Funktionen wie Fragerunden, Chat, Livestreams und Aufzeichnungen zu wählen. Das Team sorgt auch dafür, dass die technische Ausrüstung wie Kameras, Mikrofone und Beleuchtung aufgebaut wird und richtig funktioniert. Außerdem klärt es mit Rednern, die nicht vor Ort sind, dass sie die richtige Ausstattung haben, um zu präsentieren.

Präsentationsteam

Ihr Präsentationsteam arbeitet eng mit den Rednern Ihrer Veranstaltung zusammen, um alles vorzubereiten (egal, ob die Redner selbst an der Hochschule tätig sind oder externe Gastredner sind). Das Team trägt die Vortragsmaterialien wie Präsentationen zusammen und prüft die Rednerbiographien, bevor sie bei Zoom Events veröffentlicht werden. Außerdem stellt das Team sicher, dass die Redner im Umgang mit Zoom für Vorträge vertraut sind und die richtige Ausstattung für ihren Auftritt haben, und gibt Tipps, wie man vor der Kamera gut aussieht und klingt.

Checkliste für Veranstaltungsvorbereitung herunterladen

Marketingteam

Ihr Marketingteam ist dafür zuständig, Werbung für die Veranstaltung zu machen, damit das richtige Publikum teilnimmt und Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung erreichen. Das Team erstellt Materialien wie eine Veranstaltungswebseite, Flyer, Social-Media-Beiträge, Blogartikel und Grafiken, um darzustellen, warum sich die Teilnahme lohnt, die wichtigsten Infos zur Anmeldung zu erklären und kräftig die Werbetrommel zu rühren.

Checkliste für Veranstaltungswerbung herunterladen

Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung, damit Sie genügend Zeit haben, eine solide Grundlage für Ihre Veranstaltung zu entwickeln. Von der Planung aller Details in Zoom Events bis zur Entwicklung eines einzigartigen und spannenden Erlebnisses für Ihre Gäste – diese Vorbereitungsschritte erledigen Sie in den Wochen und Tagen vor Ihrer Veranstaltung.

Erste Schritte mit Zoom Events

Hub erstellen

Wenn Sie noch keinen Hub erstellt haben, ist das der erste Schritt, denn hier werden Ihre früheren, laufenden und künftigen Veranstaltungen zusammengefasst.

Sie können einen Hub für alle Ihre Hochschulveranstaltungen verwenden, aber wenn Sie im Laufe des Jahres viele verschiedene Veranstaltungen für unterschiedliche Zielgruppen planen, bietet es sich auch an, mehrere Hubs zu erstellen. Sie können etwa einen Hub für Absolventenveranstaltungen nutzen, einen für administrative Veranstaltungen wie Orientierungen oder Abschlussfeiern sowie Hubs für verschiedene Fakultäten, in denen sie ihre Veranstaltungen planen können.

Passen Sie auf Wunsch zahlreiche Details an, etwa:

• Sichtbarkeit – entscheiden Sie, ob Ihr Hub privat oder öffentlich zugänglich ist. Wenn Ihr Hub privat ist, können Sie den Registrierungslink nicht öffentlich teilen. Er ist nur für die Leute sichtbar, die Sie zu Ihrer Veranstaltung einladen.
• Kategorie
• Beschreibung Ihres Hubs – erklären Sie in ein oder zwei Sätzen, welche Art von Veranstaltungen Sie mit diesem Hub planen möchten.
• Hub-Logo und -Titel (Titelbild oder -video)
• Profile in Social Media

Auf unserer Supportseite finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um einen Hub zu stellen.

Event erstellen

Sobald Ihr Hub eingerichtet ist, können Sie Ihr anstehendes Event erstellen und die Details dazu ausfüllen. Wenn Sie mehrere Hubs haben, können Sie wählen, mit welchem Hub das Event verknüpft sein soll.

Sie können folgende Details zu Ihrem Event eingeben:

• Eventbeschreibung
• Kategorie
• Eventart – entscheiden Sie, ob Sie Zoom Webinars oder Zoom Meetings verwenden möchten (eine Erklärung der Unterschiede finden Sie im Blogartikel Die Nutzung von Meetings und Webinars im Vergleich).
• Kostenlos oder bezahlt
• Datum, Uhrzeit und Dauer
• Eventbilder und -videos
• Kontaktdaten
• Spendenaktion – wählen Sie, ob Ihre Veranstaltung eine Spendenaktion werden soll und fügen Sie auf Wunsch ein Spendenziel hinzu.
• Sichtbarkeit – steuern Sie, ob Ihre Veranstaltung privat oder für jeden zugänglich ist, der den Event-Link hat.
• Sicherheitseinstellungen – wählen Sie aus zahlreichen Sicherheitsoptionen. Sie können etwa den Warteraum aktivieren oder Teilnehmern bestimmte Aktionen wie eine Änderung ihres Anzeigenamens oder die Bildschirmfreigabe erlauben.
• Aufzeichnungseinstellungen – Sie können einige Optionen für die Cloud-Aufzeichnung einrichten, etwa ob die Aufnahme automatisch zur Startzeit Ihrer Veranstaltung beginnen soll oder ob Sie Teilnehmern den Zugriff darauf ermöglichen möchten.
• Ticketing –passen Sie die Ticketoptionen wie den Preis und die Anzahl an Tickets an, die Sie verkaufen möchten.

Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung Ihres Events finden Sie auf unserer Supportseite.

Umfrage nach dem Event einrichten

Während oder nach einer Veranstaltung um Feedback zu bitten, ist eine gute Möglichkeit, Ihre Teilnehmer einzubinden und ihnen die Chance zu geben, die Inhalte Revue passieren zu lassen, solange sie noch frisch sind. In Zoom Events können Sie eine Umfrage hinzufügen, die nach Ende jeder Sitzung angezeigt wird, nach Ende ausgewählter Sitzungen oder wenn die Veranstaltung insgesamt vorbei ist. Sie können in der Umfrage verschiedene Frageformate verwenden.

Ein reizvolles Erlebnis schaffen

Wenn Sie eine virtuelle oder hybride Veranstaltung planen, ist die Messlatte hoch, um ein reizvolles, interaktives Erlebnis für Remote-Teilnehmer auf die Beine zu stellen – schließlich können sie jederzeit etwas anderes machen oder die Veranstaltung mit einem Klick verlassen. Folgende Funktionen helfen Ihnen, ein Erlebnis zu schaffen, bei dem die Teilnehmer dabei sein möchten.

Eventlobby

Registrierte Teilnehmer können sich vor und während Ihrer Veranstaltung in der Zoom Events-Lobby austauschen und Kontakte knüpfen. Für Veranstaltungen wie Bildungsgipfel, Orientierungswochen oder Wiedersehensfeiern können Sie zwei Wochen vor dem Event Themen erstellen und den Teilnehmern vorstellen, um ein Gespräch in Gang zu bringen und die Teilnehmer mit Fragen zum Mitmachen anzuregen.

FRAGEN UND ANTWORTEN

Über die Funktion Fragen und Antworten können Teilnehmer in einem Webinar Fragen einreichen, die live oder schriftlich während der Sitzung beantwortet werden. Hier sind einige Tipps für den Einsatz von Fragen und Antworten während eines Webinars:

• Wenn Sie ein großes Publikum erwarten, sollten Sie die „Fragen und Antworten“-Runde mit den Diskussionsteilnehmern koordinieren oder andere Hosts zur Unterstützung beim Beantworten von Fragen während des Events hinzuziehen.
• Es bietet sich an, Mitglieder Ihres Teams für die Bearbeitung der Fragen und Antworten abzustellen, damit die Vortragenden sich ganz auf ihre Präsentation konzentrieren können. Wenn Ihr „Fragen und Antworten“-Team nicht mit Audio oder Video teilnimmt, können Sie deren Video-Feed über die Funktion Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden
• unsichtbar machen.
• Bereiten Sie ein paar Fragen vor, die zum Nachdenken anregen, falls Sie nicht genug gehaltvolle Fragen von den Teilnehmern erhalten, um die für Fragen und Antworten vorgesehene Zeit zu füllen.
• Bedenken Sie beim Einrichten Ihrer „Fragen und Antworten“-Runde, wie hoch das Risiko ist, dass Ihr Publikum sich störend oder unangemessen verhalten könnte. Bei einem internen Publikum können Sie transparenter vorgehen, indem Sie die Fragen und Antworten anzeigen. Bei einer Großveranstaltung mit allgemeinem Zugang mögen allerdings eingeschränkte „Fragen und Antworten“-Einstellungen notwendig sein.
• Sie können die „Fragen und Antworten“-Einstellungen während eines Webinars anpassen, um anonyme Fragen zuzulassen oder zu deaktivieren, oder um zu ändern, ob die Teilnehmer Fragen sehen, kommentieren oder aufwerten können.
• Überprüfen Sie den „Fragen und Antworten“-Bericht nach dem Webinar und sprechen Sie Teilnehmer an, deren Fragen nicht live beantwortet wurden.

Umfragen

Nutzen Sie die Funktion Umfrage, um von Ihrer Zielgruppe Feedback in Echtzeit zu erhalten oder einzuschätzen, inwieweit die Teilnehmer die von Ihnen präsentierten Inhalte verstanden haben. Sie können Ihre Fragen und Antwortmöglichkeiten vor dem Event zu Umfragen zusammenstellen und diese vorab erstellten Umfragen während der Sitzung starten.

Expo

Wenn Sie Expo für Ihre Veranstaltung aktivieren, können Teilnehmer untereinander Kontakte knüpfen und an Ständen vorbeischauen, um mehr über bestimmte Themen oder Sponsoren zu erfahren. Die Expo-Funktion in Zoom Events ermöglicht es Veranstaltern, eine virtuelle Messe einzurichten, die Teilnehmer und Standvertreter (Sponsoren und Aussteller) verbindet, um mehr über ihre Produkte und Dienstleistungen zu erfahren. Wenn Sie Ihr Event erstellen, erscheint dort die Registerkarte „Expo“. Schalten Sie die Option hier ein oder aus.

Auf unserer Supportseite erfahren Sie alles Wichtige zur Einrichtung von Expo für Ihre nächste Veranstaltung.

Zoom Apps

Verwenden Sie Zoom Apps wie Kahoot!, Mentimeter oder Miro, um Ihre Veranstaltung unterhaltsamer, interaktiver und kollaborativer zu gestalten.

Breakout-Räume

Lassen Sie die Teilnehmer sich während des Events in kleineren Gruppen miteinander auseinandersetzen. Sie können Teilnehmer in Echtzeit oder vorab Breakout-Räumen zuweisen oder ihnen erlauben, selbst zu entscheiden, in welchen Raum sie gehen möchten, und sich frei zwischen den Räumen zu bewegen.

Alles, was Sie über die Verwendung von Zoom Breakout-Räumen wissen müssen

Erfahren Sie, wie Sie Breakout-Räume erstellen, zuweisen und verwalten.

Blog lesen

Vergessen Sie nicht den Probelauf!

Ein Probelauf für Ihr Veranstaltungsteam und Ihre Referenten ist eine Gelegenheit, alles für den großen Tag zu optimieren und vorzubereiten.

Ihre Produktions-, Technik- und Präsentationsteams sollten zusammen einen Probelauf mit allen Beteiligten vereinbaren – ob hinter den Kulissen oder vor der Kamera. Gehen Sie den Veranstaltungsplan durch, testen Sie die Ausrüstung und Einstellungen, üben Sie die Übergänge und den Zeitplan und stellen Sie sicher, dass die Präsentationen wie gewünscht funktionieren.

Checkliste für den Probelauf herunterladen

Die Show kann beginnen! Am Veranstaltungstag liegt der Großteil der Vorbereitung bereits hinter Ihnen. Jetzt geht es darum, Ihre Planung erfolgreich umzusetzen und Ihren Gästen das bestmögliche Erlebnis zu bieten.

Die Veranstaltung beginnen

Backstage gehen (für Webinare)

Unsere Backstage-Funktion für Zoom Webinars bietet Hosts, Co-Hosts und Rednern einen privaten „Backstage“-Bereich oder „Greenroom“, um sich zu organisieren und vorzubereiten, bevor sie der aktiven Webinar-Sitzung beitreten oder zwischendurch. Im Backstage-Bereich können die Beteiligten die aktive Webinar-Sitzung (auch „Hauptbühne“ genannt) weiterhin sehen und hören, damit sie selbst zuschauen können und wissen, wann sie dran sind und auf die Hauptbühne gehören.

Nennen Sie Ihren Rednern eine Anrufzeit 10 bis 20 Minuten vor Veranstaltungsbeginn, damit Sie sie Backstage begrüßen können und sie Gelegenheit haben, ihre Video- und Audiofunktion, die Bildschirmfreigabe und virtuelle Hintergründe zu testen – das alles unsichtbar für die Hauptbühne. Vom Backstagebereich aus können Moderatoren und Redner nahtlos auf die Hauptbühne gehen bzw. die Bühne verlassen, wie es das Programm verlangt.

Früh beginnen

Versuchen Sie, Ihre Konferenz oder Ihr Webinar ein paar Minuten vor dem Termin zu starten, damit die Teilnehmer Zeit zum Beitreten haben, bevor das eigentliche Programm beginnt. Wenn Sie eine Begrüßungsmusik abspielen möchten, versichern Sie sich, dass keine Lizenzgebühren anfallen.

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen

Der beste Zeitpunkt zum Überprüfen Ihrer Meeting- oder Webinar-Einstellungen ist während der Beitrittsphase der Teilnehmer. Überprüfen Sie, ob Sie auf der richtigen Plattform aufzeichnen (wie in der oberen linken Ecke angezeigt) und live streamen. Starten Sie den Livestream, sofern er nicht automatisch aktiviert ist. Prüfen Sie auch, ob die „Fragen und Antworten“-Einstellungen richtig aktiviert sind und dass Diskussionsteilnehmer und Co-Hosts über die richtigen Berechtigungen verfügen.

Eröffnungsskript

Geben Sie mit ein paar kurzen organisatorischen Ankündigungen den Startschuss für Ihr Event. Teilen Sie den Teilnehmern mit, ob die Veranstaltung aufgezeichnet wird, wie Fragen eingereicht werden können und worum es im Webinar geht. Vergessen Sie nicht, sich bei den Rednern und Sponsoren zu bedanken.

Teilnehmerengagement mit Zoom Events

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer mit diesen Funktionen vertraut sind, damit sie das Meiste von der Veranstaltung haben und sich mit anderen Gästen austauschen können.

Eventlobby

Die Eventlobby ist ein dauerhafter Rahmen, in dem Teilnehmer sich vor, während und nach der Veranstaltung mit anderen Gästen und Sponsoren austauschen können. Gäste können in der Eventlobby problemlos ihre Kontaktdaten austauschen, miteinander chatten und Meetings mit anderen Teilnehmern beginnen. Die Teilnehmer können auch in der Lobby in Live-Sitzungen hereinschauen, bevor sie ihnen beitreten.

Sitzungs-Chat

Wenn Ihre Veranstaltung aus mehreren Sitzungen besteht, regen Sie Ihre Teilnehmer an, sich in Sitzungs-Chats auszutauschen, um über die Themen jeder Sitzung zu sprechen. Sie können auch die Vortragenden bitten, sich am Sitzungs-Chat zu beteiligen, um Fragen zu beantworten oder näher auf Diskussionspunkte einzugehen.

Expertentipp:

Eventinhaber und ernannte Moderatoren können Nachrichten und Benutzer aus den Gruppenchats in der Zoom Events-Lobby entfernen. Weisen Sie Veranstaltungsmitarbeitern die Moderatorrolle in Zoom Events zu und lassen Sie Ihr Team den Chat im Blick behalten, um auf störende oder unangemessene Nachrichten zu reagieren.

Teilnehmerzeitplan

Jeder Gast kann seine eigene Veranstaltungsagenda zusammenstellen, indem er Sitzungen auf seinen Zeitplan setzt. Ein Zeitplan ist ein zentraler Ort, an dem Teilnehmer alle Sitzungen, die sie interessieren, als Kalenderansicht auf einen Blick sehen.

Sitzungsverzeichnis

Das Sitzungsverzeichnis macht es Gästen leicht, nach Sitzungen zu suchen und ihre Ansicht nach Thema, Publikumsart und mehr zu filtern.

Fehlerbeseitigung

Lassen Sie die Support-Seiten für Zoom Events, Zoom Webinars oder Zoom Meetings geöffnet, damit Sie Teilnehmerprobleme schnell beheben können, ohne dass es zu Unterbrechungen kommt. Chatten Sie mit Diskussionsteilnehmern, wenn diese Schwierigkeiten haben, entweder privat im Zoom Client oder nutzen Sie die Funktion „privater Sitzungs-Chat“.

Hier sind einige kurze Artikel zu häufigen Host- und Teilnehmerproblemen:

• Störungen Ihrer Veranstaltung vermeiden
  
• Einem Event in Zoom Events beitreten
  
• Eventlobby verwenden
  
• So erstellen Sie Ihren eigenen Zeitplan
  

Glückwunsch zu Ihrer erfolgreichen Veranstaltung! Nach Ihrer Veranstaltung können Sie Ihre Teilnehmer weiter ansprechen, Feedback einholen und Berichte erstellen, um die Teilnahme und das Engagement zu analysieren.

Feedback prüfen

Rufen Sie den Bereich Analysen und Steuerung in Zoom Events auf, um Berichte für die Ergebnisse Ihrer Umfragen nach dem Event zu erstellen. Stellen Sie im Rahmen Ihrer Nachbesprechungen Feedback zu einzelnen Sitzungen oder der Veranstaltung insgesamt zusammen.

Aufzeichnungen teilen

Sie können die Aufzeichnungen Ihrer Veranstaltung für alle registrierten Teilnehmer zugänglich machen, auf Ihre Website stellen, sodass jeder sie aufrufen kann, oder die Inhalte zugangsbeschränkt anbieten, damit Sie Benutzerdaten von den Zuschauern erfassen können. Es gibt einige verschiedene Weisen, um Eventaufzeichnungen zu verwalten:

• Aktivieren Sie den kostenlosen siebentägigen Zugriff auf Eventaufzeichnungen mit Ticketregistrierung. Wenn Sie diese Option auswählen, beginnt die Aufzeichnung Ihrer Veranstaltung automatisch, sobald sie beginnt. Mit dieser Option können Sie Aufzeichnungen ansehen und bearbeiten, bevor Sie sie verfügbar machen. Sie können auch einstellen, dass die Teilnehmer automatisch benachrichtigt werden, sobald die Aufzeichnungen verfügbar sind.
• Nutzen Sie eine Integration wie Panpto oder Kaltura, um Ihre Aufzeichnungen zu speichern und zu organisieren. Sie finden alle unsere Aufzeichnungs-Integrationen auf dem Zoom App Marketplace.
• Manuell in der Cloud aufzeichnen und Aufzeichnungen verwalten. Mit dieser Option steuern Ihre Hosts selbst, wann die Auszeichnung beginnt und endet (sie müssen aber auch wirklich dran denken, im richtigen Moment auf „Aufnahme“ zu drücken!). Sie können einstellen, wie genau Sie Aufzeichnungen teilen möchten, also ob Sie sie mit Passwort schützen, den Download erlauben oder ein Verfallsdatum für den Link einrichten.

Mit Teilnehmern in Kontakt bleiben

Veranstaltungen sind eine tolle Gelegenheit, um sich mit der Hochschulgemeinde zu verbinden, aber vergessen Sie nicht, Ihr Publikum auch nach Ende der Veranstaltung anzusprechen. Senden Sie Teilnehmern E-Mail-Einladungen, um die Sitzungsaufzeichnungen anzusehen, sobald sie verfügbar sind, oder informieren Sie sie im Nachgang über weitere entsprechende Veranstaltungen oder Neuigkeiten, an denen sie vielleicht interessiert sind. Schneiden Sie diese Inhalte auf die Zielgruppe zu: Nach einer Orientierungswoche für neue Studenten bietet es sich etwa an, Tipps für einen erfolgreichen Studienstart oder Links zu verschiedenen Gruppierungen und Aktivitäten an der Hochschule zu senden.

Veranstaltung evaluieren

Wenn Sie Zoom Events nutzen, finden Sie unter Analysen und Steuerung eine Seitenanalyse, Lobby- und Sitzungsanalysen, Berichte zu einzelnen Sitzungen sowie Analysen zu Eventsponsoren. Sie können auch Meetingberichte mit Registrierungs- und Umfragedaten zu Meetings oder Webinarberichte, die Daten zu Registrierung, Teilnehmern, Fragen und Antworten, Umfragen und Event-Durchführung enthalten, generieren.

Nutzen Sie Zuschauerdaten und Umfrageergebnisse sowie Feedback von Ihren Referenten und Rednern, um das Engagement bei Ihren Inhalten und anderen Eventfunktionen zu bewerten. Indem Sie evaluieren, was gut geklappt hat und was eher nicht, können Sie Ihre nächste Hochschulveranstaltung noch besser und wirkungsvoller gestalten.