写真と書類データを外付けHDDに移行したい

外付けhdd/ssdを用意してディスクユーティリティで初期化（消去）します。ディスユーティリティの表示のボタンをクリックして、すべてのデバイスを表示にして、外付けディスク本体を選択して消去のボタンをクリック。出てきたウィンドウで、名前：適当、フォーマット：APFS、方式：GUIDパーティションマップにします。

あとはファインダーで移動（コピーして後から本体のを消す方が無難かも）すれば良いです。

フォトライブラリを移動して Mac の容量を節約する - Apple サポート (日本)

書類フォルダーの方はフォルダーごとコピーすれば良いですが、自分が作成したものとアプリが勝手に作成したものと両方あるのでは？

外付けには自分で作成したものだけにしておく方が良いかも。

外付けの書類をダブルクリックすればその書類のアプリで立ち上がり、以降は外付けの書類が編集対象になります。アプリは書類の保存場所を覚えてます。保存場所が違えば、アプリにとっては別の書類になります。