Last updated on 1. Juli 2024

So können Sie häufige Zeitfresser in BPO eliminieren.

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In der schnelllebigen Welt des Business Process Outsourcing (BPO)ist Zeit ein kostbares Gut. Wenn Sie danach streben, Effizienz und Produktivität zu maximieren, ist es entscheidend, häufige Zeitfresser zu identifizieren und zu eliminieren. Ob durch die Rationalisierung der Kommunikation oder die Optimierung von Prozessen, das Verständnis, wo Zeit verloren geht, kann zu erheblichen Leistungsverbesserungen führen. Dieser Artikel bietet Ihnen umsetzbare Strategien, die Ihnen helfen, Ineffizienzen zu reduzieren und Ihre BPO-Abläufe zu verbessern.

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Suman Dey

AVP Operations | Strategy, Planning, Resource Management | Experienced Operations Leader | Expert in Digital…

1 Optimieren Sie die Kommunikation

Effektive Kommunikation ist das Rückgrat jeder erfolgreichen BPO-Operation, kann aber auch eine erhebliche Zeitverschwendung sein, wenn sie nicht richtig verwaltet wird. Um die Effizienz zu steigern, sollten Sie die Implementierung zentralisierter Kommunikationsplattformen in Betracht ziehen, die eine Zusammenarbeit und den Informationsaustausch in Echtzeit ermöglichen. Dies reduziert den Bedarf an langen E-Mail-Ketten und stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind. Regelmäßig geplante Briefings können auch Missverständnisse und die Notwendigkeit wiederholter Nachverfolgungen verhindern und dabei wertvolle Zeit sparen.

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Suman Dey

AVP Operations | Strategy, Planning, Resource Management | Experienced Operations Leader | Expert in Digital Transformation, Analytics & Customer Satisfaction | Ex Teleperformance, Vodafone Idea, Kochar, Reliance & Daksh
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Streamlining communication is very crucial and critical. Regular team briefing pre and post shifts, updating communication in the knowledge portal, regular and mandatory calibration with quality control team, SME and product team can help to eliminate 80% of ambiguities. Regular knowledge check through quick test of knowledge on the product change or quality parameter change is also crucial. Real time tracker on product and process update, performance status of the process keep employees alert and reduced the risk of miscommunication.

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Chege Antony

Digital Economy Careers Design & Co-Creation | Youth & Social Impact Programs | Agribusiness | Virtual Assistant | Web & Graphic Designer | YALI Fellow
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Set achievable deadlines to prevent last-minute rushes and reduce associated stress. This approach helps maintain a steady, productive workflow, enabling employees to manage their tasks more effectively and consistently meet expectations.

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2 Workflows optimieren

Die Analyse und Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Zeitverschwendung zu vermeiden. Beginnen Sie damit, alle Prozesse abzubilden und Engpässe oder redundante Schritte zu identifizieren. Durch die Einführung von Automatisierungstools für Routineaufgaben wie Dateneingabe oder Berichterstellung können Sie Ihrem Team Zeit geben, sich auf komplexere und wertschöpfendere Aktivitäten zu konzentrieren. Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung wie Lean oder Six Sigma können auch angewendet werden, um Arbeitsabläufe zu verfeinern und Verschwendung zu reduzieren.

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Suman Dey

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Optimizing work flow, properly designed decision tree, standard templates for answering, streamlined escalation route, training people to navigate through the knowledge portal and avoid discouraging checking from different sources. Regular calibration of the adherence to process map, standardization of communication script can help immediate changes which would not only save time but also ensure appropriate resolutions.

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3 Aufgaben priorisieren

In einer BPO-Umgebung ist die Priorisierung von Aufgaben unerlässlich, um sicherzustellen, dass kritische Vorgänge effizient abgeschlossen werden. Verwenden Sie Aufgabenverwaltungssoftware, um den Fortschritt verschiedener Projekte zuzuweisen und zu verfolgen, und stellen Sie sicher, dass wichtige Aktivitäten zuerst angegangen werden. Bringen Sie Ihrem Team bei, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, um zu verhindern, dass es sich mit Arbeiten mit niedriger Priorität verzettelt, die delegiert oder für einen späteren Zeitpunkt geplant werden könnten.

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4 Trainieren Sie Ihr Team

Die Investition in umfassende Schulungsprogramme für Ihre BPO-Mitarbeiter kann die Zeitverschwendung aufgrund von Fehlern oder mangelndem Wissen erheblich reduzieren. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied seine Rolle und die ihm zur Verfügung stehenden Tools versteht. Ein gut ausgebildeter Mitarbeiter erledigt Aufgaben mit größerer Wahrscheinlichkeit beim ersten Mal korrekt, wodurch der Bedarf an Nacharbeit verringert wird. Darüber hinaus können Mitarbeiter durch Cross-Training eine flexible Belegschaft schaffen, die in der Lage ist, mehrere Aufgaben zu bewältigen, was zu einer effizienteren Ressourcenzuweisung führt.

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Suman Dey

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Training goes a long way in reducing wastage of time and increases productivity. Training of associates along with Quality Analyst and Team Leaders should be planned in advance with dedicated slot every week along with daily briefing are must to do. Training helps achieving first time resolution, which reduced repeat call, customer dissatisfaction and reduced call flow. This intern, reduced the burnout and associates become more productive, less prone to commit errors and better utilization of their time.

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5 Ablenkungen verwalten

Ablenkungen sind unvermeidlich, aber in einer BPO-Umgebung ist es wichtig, sie effektiv zu verwalten, um die Produktivität aufrechtzuerhalten. Ermutigen Sie Ihr Team, die persönliche Telefonnutzung und den Zugriff auf soziale Medien während der Arbeitszeit einzuschränken. Die Schaffung eines konzentrationsfördernden Arbeitsplatzes, sei es durch ergonomische Bürogestaltung oder Geräuschunterdrückungsstrategien, kann ebenfalls dazu beitragen, Ablenkungen zu minimieren. Denken Sie daran, dass selbst kleine Unterbrechungen im Laufe eines Tages zu einem erheblichen Zeitverlust führen können.

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6 Technologie nutzen

Die richtige Technologie kann die Zeitverschwendung im BPO-Betrieb entscheidend reduzieren. Investieren Sie in hochwertige Software, die Aufgaben automatisiert und vereinfacht, vom Kundenbeziehungsmanagement (CRM

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7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Optimieren Sie die Kommunikation

2 Workflows optimieren

3 Aufgaben priorisieren

4 Trainieren Sie Ihr Team

5 Ablenkungen verwalten

6 Technologie nutzen

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Optimieren Sie die Kommunikation

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3 Aufgaben priorisieren

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