Så tilldelas och ingås kontakt

Inlämning, mottagning och registrering av förslag/anbud

När en ansökningsomgång (bidrag eller upphandling) har publicerats kan du som sökande/anbudsgivare lämna in ditt förslag/anbud.

Du bör följa de regler för hur förslaget/anbudet ska skickas eller lämnas in som fastställs för varje omgång, t.ex. tidsfrist, datum och eventuellt klockslag. Bara förslag/anbud som följer reglerna beaktas.

Utvärderingsförfarandet

Den ansvariga myndigheten utvärderar de inkomna förslagen/anbuden, fattar ett beslut om tilldelning och meddelar de sökande/anbudsgivarna.

Kommissionen förlitar sig på specialister för att utvärdera förslagen/anbuden. De kan vara kommissionsanställda eller oberoende specialister som anlitas för en viss ansökningsomgång tack vare sin kompetens, erfarenhet och kunskap på det område som omgången gäller.

Vilka organ som har hand om utvärderingen beror på projektets förvaltningsform.

• Direkt förvaltning: Kommissionen utvärderar själv förslagen/anbuden.
• Indirekt förvaltning: En tredje part, t.ex. ett partnerland, en internationell organisation eller ett biståndsorgan, utvärderar förslagen/anbuden.
• Delad förvaltning: EU-ländernas ansvariga myndigheter utvärderar förslagen/anbuden.

Utvärderingen sker enligt de kriterier som meddelades i samband med ansökningsomgångens publicering. Alla behandlas lika – kriterierna tillämpas på samma sätt på alla förslag/anbud i den aktuella omgången. Utvärderingskommitténs medlemmar följer en på förhand definierad utvärderingsmetod. Tidslinjen nedan visar hur det kan gå till.

Även de sökandes/anbudsgivarnas ekonomiska kapacitet kan vara ett urvalskriterium.

Besked om utfallet

Oavsett om deras förslag/anbud antas eller inte får de sökande/anbudsgivarna utvärderingsresultatet per brev eller på webben.

Bidragsavtal/upphandlingskontrakt

Om ditt förslag/anbud har valts ut gör du ett rättsligt åtagande gentemot den ansvariga myndigheten genom att skriva på ett bidragsavtal eller upphandlingskontrakt. Avtalet eller kontraktet utgör den rättsliga grunden för åtgärdens/projektets genomförande och fungerar som referenshandling vid rättstvister.

Reservlista

Godkända förslag som inte valdes ut i första omgången kan ibland ändå få bidrag om ett annat projekt som rankats högre inte blir av eller om ytterligare pengar anslås till programmet. Som sökande på reservlistan får du därför information om resultatet men inte bidrag inom utsatt tid. Tidsfristen för bidrag gäller bara för de sökande som valdes ut i första omgången.

Reservlistan ingår i beslutet om tilldelning. Förslagen förs upp på reservlistan efter den allmänna rangordningen, som tydligt visar i vilken ordningsföljd kommission kan komma att kontakta sökande om ytterligare medel blir tillgängliga. Du får information om möjligheten att få bidrag före ett fastställt datum (i enlighet med budgetåtagandena). Sökande på reservlistan kan nämligen komma att kontaktas om ytterligare anslag blir tillgängliga i budgeten under det år som berörs av respektive finansieringsbeslut. Datumet kan normalt inte vara senare än sista dagen för fastställande av rättsliga budgetåtaganden då avslagsbeslutet vinner laga kraft.

Krav på öppenhet

Enligt öppenhetsprincipen måste alla mottagare av EU-medel publiceras. Den ansvariga myndigheten måste informera om sina avsikter, mål, verksamheter, metoder och resultat. Kravet på öppenhet uppfylls på olika sätt beroende på vilken förvaltningsform som gäller för de utdelade medlen:

• Information om vem som fått medel som omfattas av direkt förvaltning publiceras varje år i systemet för finansiell transparens.
• När det gäller fonderna med delad förvaltning ska EU-länderna publicera information om mottagarna. Läs mer om perioden 2014–2020 på portalen för sammanhållningsdata.
• Vid indirekt förvaltning ska genomförandepartnerna publicera information om slutmottagarna.

Skyddet av EU-budgeten