Valintamenettely ja sopimuksen allekirjoittaminen

Ehdotusten/tarjousten jättäminen, vastaanottaminen ja rekisteröiminen

Ehdotuspyynnön (avustukset) tai tarjouskilpailun (hankinnat) julkaisemisen jälkeen hakijat/tarjoajat voivat jättää ehdotuksensa/tarjouksensa.

Heidän on noudatettava ehdotuspyynnössä tai tarjouskilpailussa määritettyjä ehdotusten tai tarjousten lähettämistä ja jättämistä koskevia yksityiskohtaisia sääntöjä, esimerkiksi määräajan päivämäärää ja mahdollista kellonaikaa. Vain näiden sääntöjen mukaisia ehdotuksia tai tarjouksia voidaan arvioida.

Arviointimenettely

Hankintaviranomainen arvioi saadut ehdotukset/tarjoukset, tekee myöntämispäätöksen ja ilmoittaa siitä hakijoille/tarjoajille.

Komissio käyttää ehdotusten/tarjousten arvioinnissa asiantuntijoita. Nämä voivat olla komission omia työntekijöitä tai ulkopuolisia riippumattomia asiantuntijoita, jotka on palkattu tehtävään asiantuntemuksensa ja kokemuksensa perusteella.

Hankkeen arvioinnista vastaavat tahot vaihtelevat hankkeen hallinnointitavan mukaan:

• suora hallinnointi: komissio arvioi ehdotukset/tarjoukset suoraan
• välillinen hallinnointi: kolmas osapuoli, joka voi olla kumppanimaa, kansainvälinen järjestö tai kehitysvirasto, arvioi ehdotukset/tarjoukset
• yhteinen hallinnointi: EU-maiden hankintaviranomaiset arvioivat ehdotukset/tarjoukset.

Hakemusten arvioinnissa on noudatettava tarkoin kriteerejä, jotka on ilmoitettu mahdollisille hakijoille/tarjoajille ehdotus- tai tarjouspyynnössä. Lisäksi näitä kriteerejä on sovellettava johdonmukaisesti kaikkiin hakemuksiin/tarjouksiin, jotta voidaan varmistaa, että kaikkia kohdellaan tasapuolisesti. Arviointikomitean jäsenet noudattavat ennalta määriteltyä arviointimenetelmää. Alla oleva aikajana havainnollistaa prosessin etenemisjärjestystä.

Valintakriteereihin voi sisältyä hakijan taloudellisten valmiuksien arviointi.

Ilmoitus

Sekä valituille että hylätyille hakijoille/tarjoajille ilmoitetaan arvioinnin tuloksesta kirjeitse tai sähköisesti.

Avustussopimuksen/hankintasopimuksen allekirjoittaminen

Valittu hakija/tarjoaja allekirjoittaa hankintaviranomaisen kanssa oikeudellisen sitoumuksen, joka on avustussopimus tai hankintasopimus. Tällä oikeudellisella sitoumuksella luodaan oikeusperusta toimen/hankkeen toteuttamiselle, ja sitä käytetään viiteasiakirjana riita-asioissa.

Varallaololuettelo

Vaikka hankkeelle ei ensi vaiheessa myönnettäisikään rahoitusta, se voi saada sitä myöhemmin, jos jokin korkeammat pisteet saanut hanke ei toteudu tai lisävaroja tulee saataville. Näin ollen varalla olevat hakijat otetaan huomioon haun tuloksista tiedotettaessa mutta ei rahoituksen myöntämisvaiheessa. Jälkimmäinen koskee ainoastaan hyväksyttyjä hakijoita.

Varallaololuettelo on osa myöntämispäätöstä, ja ehdotukset kirjataan varallaololuetteloon yleisen paremmuusjärjestyksen mukaisesti. Tämän ansiosta komissio voi ottaa oikeassa järjestyksessä yhteyttä ehdotuksen jättäneisiin hakijoihin, jos talousarviovaroja tulee saataville. Hakijoille olisi myös ilmoitettava viimeistään tiettynä määräpäivänä (talousarviositoumusten mukaisesti) mahdollisuudesta rahoittaa heidän hakemuksensa. Varallaololuettelossa oleviin hakijoihin voidaan nimittäin ottaa yhteyttä myös silloin, jos asianomaisen rahoituspäätöksen kohteena olevan vuoden aikana saadaan käyttöön lisää talousarviomäärärahoja. Tätä varten on asetettava määräaika, joka ei yleensä ylitä ajankohtaa, johon mennessä oikeudelliset talousarviositoumukset on tehtävä. Hakemuksen hylkäyspäätöksestä tulee lopullinen tämän määräajan päätyttyä.

Avoimuusvaatimukset

EU:n varojen saajien julkistaminen on avoimuusperiaatteeseen perustuva vaatimus. Hankintaviranomaisen on annettava tietoja aikeistaan, tavoitteistaan, toimistaan, käytännöistään ja tuloksistaan. Tämä velvoite täytetään eri tavoin rahoituksen hallinnointitavan mukaan:

• Suoraan hallinnoitua rahoitusta koskevat tiedot julkaistaan vuosittain varainhoidon avoimuuden järjestelmän tietokannassa.
• Yhteisessä hallinnoinnissa EU-maat ovat vastuussa tuensaajia koskevien tietojen julkaisemisesta. Lisätietoa kauden 2014–2020 rahoituksesta on koheesioalan dataportaalissa.
• Välillisessä hallinnoinnissa toteutuskumppaneilla on velvollisuus julkaista lopullisia tuensaajia koskevat tiedot.

EU:n talousarvion suojaaminen