Die 13 besten Apps für Produktivität und Zeitmanagement

Als Content-Marketer, Freischaffende oder Entrepreneure gilt: Zeit ist Geld. Und trotzdem verlieren wir uns manchmal in den Weiten des Internets oder dabei, unwichtige E-Mails zu beantworten. Um diese Ablenkungen etwas einzugrenzen, können Zeitmanagement-Apps helfen. Solche Produktivitäts-Tools gibt es viele – wir stellen Ihnen unsere Top 13 der kostenpflichtigen und kostenlosen Tools zur Arbeitsorganisation vor.

Große Auswahl an Zeitmanagement-Apps

Es gibt bereits eine riesige Auswahl an Produktivitäts-Apps, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern sollen: Zu den Klassikern zählen Evernote, Dropbox, Skype, Feedly, Pocket, Doodle, Basecamp, die Google-Apps und Buffer. An extremen Katzenvideo- und Facebook-Tagen brauchen Sie aber manchmal noch etwas mehr Hilfe, um sich endlich zu konzentrieren und Ihr Arbeitspensum zu erledigen.

Denn das ist oft das Problem: fehlende Produktivität. So denken laut ifo Institut beispielsweise 39 Prozent der Unternehmerinnen und Unternehmer, dass ihre Angestellten verglichen mit dem Homeoffice im Büro produktiver wären. Andere Studien wiederum ergeben ein anderes Bild. Wobei wir uns jedoch sicher sind: In beiden Szenarien hilft Ihnen die ein oder andere Zeitmanagement-App, um persönlich produktiver zu werden und Ihre Selbstdisziplin zu unterstützen.

Wir stellen Ihnen deshalb 13 nützliche Tools für mehr Produktivität vor. Die meisten nutzen wir auf unserem Laptop oder Computer, einige gibt es auch als Download im App Store für das iPhone oder im Google Play Store für Android-Smartphones.

1. Zapier

Quelle: Screenshot Zapier

Das Zauberwort für mehr Produktivität und weniger Ablenkungen lautet: Automatisierung. Zapier ist in der Lage, Arbeits-Apps und Workflows zu automatisieren. So verlieren Sie sich nie mehr auf Nebenschauplätzen, sondern fokussieren sich immer auf das Wesentliche und erreichen ein optimales Zeitmanagement.

Zapier lässt sich mit Dutzenden verschiedener Tools integrieren und bietet für jeden Anwendungsfall – vom Marketing über den Vertrieb bis hin zum Kundensupport – die Tools, die Sie benötigen, um Ihre Produktivität zu steigern.

Funktionen und Merkmale von Zapier

Zapier ermöglicht:

• Einfache Erstellung von Automationen („Zaps“)
• Integration mit über 5.000 Apps
• Automatisierung von Workflows ohne Programmierkenntnisse

Preise von Zapier

Zapier bietet einen kostenlosen Basisplan. Die kostenpflichtigen Pläne starten bei 19,31 Euro pro Monat mit mehr Aufgaben und erweiterten Funktionen.

2. Coffitivity

Quelle: Screenshot Coffitivity

Die simple Web-Anwendung Coffitivity spielt in einer Endlosschleife Kaffeehausgeräusche ab: Stimmen, Gemurmel, klapperndes Besteck. Angeblich sind Kaffeehäuser die perfekte Geräuschkulisse aus ruhig und stimulierend, um kreativ und produktiv zu sein.

Funktionen und Merkmale von Coffitivity

Coffitivity zeichnet sich vor allem durch folgende Punkte aus:

• Hochwertige Hintergrundgeräusche, inspiriert von Cafés
• Eine einfache, ablenkungsfreie Benutzeroberfläche
• Verschiedene Klangkulissen für unterschiedliche Bedürfnisse

Preise von Coffitivity

Die Basisversion von Coffitivity ist kostenlos verfügbar. Eine Premium-Version mit zusätzlichen Klangkulissen kostet 9 US-Dollar pro Jahr.

3. Trello

Quelle: Screenshot Trello

Gerade Teamarbeiten können bei aller Wichtigkeit Produktivitätskiller sein, wenn alle sich nur um sich selbst kümmern und keine effiziente Kommunikation gelingt. Trello unterstützt Teamarbeiten und hilft dank smarter Arbeitsorganisation bei der Bewältigung von Projekten.

Anwendende können mit der Software Aufgaben konkreten Mitarbeitern zuweisen und in die Kategorien „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ unterteilen. Statt lange zu diskutieren, Insellösungen zu nutzen oder durch Ablenkungen Zeit zu verlieren, kooperieren alle Teammitglieder über die Aufgabenlisten optimal und arbeiten rundum produktiv.

Funktionen und Merkmale von Trello

Trello wird geschätzt für:

• Boards, Listen und Karten zur einfachen Organisation von Projekten
• Echtzeit-Zusammenarbeit für Teams
• Power-Ups für zusätzliche Funktionen wie Kalender und Automatisierungen

Preise von Trello

Die kostenlose Version umfasst unbegrenzte Karten und bis zu zehn Boards pro Workspace. Bezahlte Pläne starten bei 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat und bieten erweiterte Funktionen wie unbegrenzte Boards und Automatisierungen.

4. RescueTime

Quelle: Screenshot RescueTime

Das Tool RescueTime trackt als klassische Zeitmanagement-App, was Sie auf Ihrem Computer machen: Wie viel Zeit verbringen Sie auf LinkedIn, Instagram oder anderen Websites und wie viel in Arbeitsprogrammen und Ihrem Posteingang? Die App zeigt es sekundengenau auf und kategorisiert die Zeit in produktiv, neutral und ablenkend.

Schon das Wissen, dass die Nutzung dokumentiert wird, spornt zumindest uns zu mehr Produktivität an. Zudem können Sie auf Basis Künstlicher Intelligenz auch Zeiten in Projekten erfassen sowie eine Fokuszeit einrichten und bestimmte Websites blocken – so schützen Sie sich vor dem größten Produktivitätskillern.

Funktionen und Merkmale von RescueTime

Für alle, die ihre Zeitnutzung optimieren möchten, bietet RescueTime:

• Automatische Erfassung der auf verschiedenen Anwendungen und Websites verbrachten Zeit
• Detaillierte Berichte zur Identifizierung von Produktivitätstrends
• FocusTime-Funktion zur Blockierung ablenkender Websites während konzentrierter Arbeitsphasen

Preise von RescueTime

RescueTime bietet eine kostenlose Basisversion mit grundlegenden Funktionen. Die Premium-Version kostet 78 US-Dollar pro Jahr und bietet erweiterte Analysen sowie zusätzliche Produktivitätswerkzeuge.

5. Todoist

Quelle: Screenshot Todoist

Produktivität ist kein Zufall, sondern das Ergebnis einer genauen Vorbereitung und Organisation. Mit Todoist haben Sie eine praktische To-do-Liste zur Verfügung, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Aufgaben hilft und klassische Notizen per Hand überflüssig macht.

Mithilfe der Liste – erhältlich für Windows, Linux, Mac, iOS und Android – gewinnen Sie einen besseren Überblick über Ihre Tasks, können diese priorisieren und sich an anstehende Aufgaben erinnern lassen. Eine Verknüpfung von Todoist mit anderen Tools ist möglich und erlaubt einen ganzheitlichen, produktiven Ansatz – zudem gibt es Browsererweiterungen für etwa Chrome mit Benachrichtigungen, was wir sehr praktisch finden.

Funktionen und Merkmale von Todoist

Für diejenigen, die ihre Aufgaben effektiv verwalten möchten, kann Todoist:

• Erstellung und Verwaltung von Aufgaben mit Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Labels
• Plattformübergreifende Synchronisation auf Web, Mobilgeräten und Browser-Erweiterungen
• Kollaborationsfunktionen zum Teilen von Projekten und Aufgaben mit Teammitgliedern

Preise von Todoist

Der kostenlose Plan von Todoist ermöglicht bis zu fünf aktive Projekte und grundlegende Funktionen. Die Pro-Version kostet 4 Euro pro Monat und bietet erweiterte Funktionen wie bis zu 300 aktive Projekte, Erinnerungen und mehr. Eine Business Version ist für 6 Euro im Monat erhältlich.

6. Focus@Will

Quelle: Screenshot Focus@Will

Mit Focus@Will können Sie Musik und Töne abspielen, die wissenschaftlich erwiesen Ihren Fokus verbessern. Klassische, akustische oder Spa-Musik für konzentriertes Arbeiten schärft Ihre Sinne und versetzt Sie in einen Flow-Zustand. Sie können auch Uptempo-Nummern oder Wassergeräusche wählen.

Funktionen und Merkmale von Focus@Will

Für alle, die ihre Konzentration verbessern möchten:

• Wissenschaftlich zusammengestellte Musik, die die Aufmerksamkeitsspanne verlängert
• Personalisierbare Musikkanäle, die an individuelle Arbeitsstile angepasst werden können
• Integrierter Timer zur Unterstützung von fokussierten Arbeitssitzungen

Preise von Focus@Will

Focus@Will bietet ein monatliches Abonnement für 9,99 US-Dollar oder ein Jahresabonnement für 69,99 US-Dolalr.

7. Slack

Quelle: Screenshot Slack

Struktur und Organisation sind zwei zentrale Funktionen auf dem Weg zu mehr Produktivität bei diversen Projekten. Mit der Zeitmanagement- und Projektmanagement-App Slack weisen Sie Ihre täglichen und wichtigen Aufgaben verschiedenen Channels zu. Hierdurch strukturieren Sie Ihre Aufgaben, organisieren Notizen und erledigen Arbeiten fokussiert. Gleichzeitig erleichtert Slack den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen.

Kleiner Tipp: Das Tool kann auf den ersten Blick etwas komplex erscheinen – werfen Sie zu Beginn am besten einen Blick in unseren Slack-Leitfaden!

Funktionen und Merkmale von Slack

Slack zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Erstellung von Channels für themenbezogene Diskussionen
• Integration mit zahlreichen Apps und Diensten zur Zentralisierung von Arbeitsprozessen
• Dateifreigabe und Suchfunktion für einfache Informationsverwaltung

Preise von Slack

Slack bietet einen kostenlosen Plan mit zeitlich begrenztem Nachrichtenverlauf und Integrationen. Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei 6,75 Euro pro Benutzer und Monat und bieten erweiterte Funktionen wie unbegrenzten Nachrichtenverlauf und App-Integrationen. Auch ein Enterprise Modell ist auf Anfrage erhältlich.

8. iA Writer

Quelle: Screenshot iA Writer

Viele Bloggerinnen, Journalisten und Autorinnen schwören auf das Schreibprogramm iA Writer – und wir verstehen, warum. Die Produktivitäts-App reduziert den Bildschirm Ihres Gerätes auf die Worte und das simple Interface. Formatieren lässt sich über das Keyboard − kein Herumklicken mit der Maus, bei dem Sie „versehentlich“ auf Threads landen könnten.

Funktionen und Merkmale von iA Writer

Für Autoren, die Wert auf Klarheit und Fokus legen, kann iA Writer:

• Einen Fokusmodus, der den aktuellen Satz oder Absatz hervorhebt
• Unterstützung von Markdown für einfache Textformatierung
• Plattformübergreifende Verfügbarkeit für Mac, Windows, iOS und Android

Preise von iA Writer

iA Writer ist als Einmalkauf erhältlich: 49,99 US-Dollar für Mac und iOS, 29,99 US-Dollar für Windows.

9. Asana

Quelle: Screenshot Asana

Asana ist ein weiteres Tool zur Optimierung von Teamarbeiten und für ein verbessertes Zeitmanagement. Wenn Sie Asana nutzen, weisen Sie einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern konkrete Aufgaben zu und behalten dank anschaulicher Boards die Übersicht – ganz ähnlich wie bei Trello. Erledigte Aufgaben verschwinden auf Wunsch im Archiv.

Indem Sie Routineaufgaben automatisieren, haben Sie mehr Zeit und Raum, sich auf Ihre Kernkompetenzen und wirklich wichtige Arbeiten zu fokussieren. Das Tool gibt es wie die meisten in einem Abonnement und ermöglicht eine Synchronisierung mit vielen anderen nützlichen Apps zur Zeit- und Workflow-Optimierung.

Funktionen und Merkmale von Asana

Asana hebt sich mit diesen Vorteilen hervor:

• Aufgabenverwaltung mit Fälligkeitsdaten und Prioritäten
• Projektübersichten in Listen-, Board- und Kalenderansichten
• Integration mit zahlreichen Apps wie Slack, Google Drive und Microsoft Teams

Preise von Asana

Asana bietet einen kostenlosen Basisplan für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern. Die Premium-Version beginnt bei 10,99 Euro pro Benutzer und Monat und bietet erweiterte Funktionen wie Timeline-Ansichten und erweiterte Suchfunktionen.

10. Tomato Timer

Quelle: Screenshot Tomato Timer

Bei der Pomodoro-Technik arbeiten Sie 25 Minuten lang konzentriert und machen dann fünf Minuten Pause. Nach vier dieser Abfolgen haben Sie sich eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten verdient. Der Tomato Timer ist ein einfaches Countdown-Tool, das mit herablaufender Uhr Ihre Arbeitszeit darstellt und Sie nach deren Ablauf an die Pause erinnert.

Funktionen und Merkmale von Tomato Timer

Tomato Timer zeichnet sich durch diese Punkte aus:

• Voreingestellte Timer für Arbeitsphasen und Pausen
• Akustische Benachrichtigungen zum Start und Ende von Intervallen
• Eine minimalistische und benutzerfreundliche Oberfläche

Preise von Tomato Timer

Tomato Timer ist ein kostenloses Tool, das ohne Registrierung direkt im Browser genutzt werden kann.

11. Notion

Quelle: Screenshot Notion

Kooperationen im Unternehmen sind keine leichte Aufgabe. Notion ist ein Kommunikations-Tool, das den betriebsinternen Austausch unterstützt und für eine effiziente Teamarbeit sorgt. Hierfür werden individuelle Workspaces eingerichtet, die ein produktives Arbeiten fördern.

Eine große Auswahl an Templates und Funktionen hilft dabei, Notion auf Ihre individuellen Anforderungen zuzuschneiden und es passgenau als Zeitmanagement- und Produktivitäts-Tool zu nutzen.

Funktionen und Merkmale von Notion

Für Teams und Einzelpersonen, die eine flexible Organisationsplattform suchen, ist Notion geeignet durch:

• Anpassbare Seiten und Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle
• Datenbanken mit verschiedenen Ansichten wie Kanban, Kalender und Listen
• Echtzeit-Zusammenarbeit mit Kommentarfunktionen

Preise von Notion

Notion bietet einen kostenlosen Personal-Plan mit grundlegenden Funktionen. Der Plus-Plan kostet 9,50 Euro pro Monat. Weitere Versionen sind Business mit 14 Euro pro Monat und Enterprise auf Anfrage.

12. Due

Quelle: Screenshot Due

Alle lästigen Aufgaben, für die Sie zu faul sind, eine Erinnerung in den Kalender zu schreiben, können Sie in der Due-App schnell und einfach eingeben und sich daran erinnern lassen. So kriegen Sie den Kopf frei für die wichtigen Dinge − und brauchen sich nichts mehr auf die Hand zu schreiben.

Was wir etwas schade finden: Die App gibt es nur für Apple-Nutzerinnen und -Nutzer, also nicht für Windows oder Android.

Funktionen und Merkmale von Due

Nutzer schätzen folgende Eigenschaften an Due:

• Schnelles Hinzufügen von Erinnerungen mit natürlicher Sprache
• Wiederholende Erinnerungen für regelmäßige Aufgaben
• Automatische Snooze-Funktion bis zur Bestätigung

Preise von Due

Due ist für iOS-Geräte verfügbar und kostet einmalig 6,99 US-Dollar.

13. Chaos Control 2

Quelle: Screenshot Chaos Control

Kennen Sie die Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen? Der amerikanische Autor und Berater hat damit eine Grundlage geschaffen, wie Sie Aufgaben effizient erledigen können. Wir sind ein Fan der Methode und damit auch der Zeitmanagement-App Chaos Control 2, die auf GTD basiert. Hier schreiben Sie Ihre Ziele konkret auf – und, wichtig: wie Sie sie erreichen wollen.

Funktionen und Merkmale von Chaos Control 2

Wenn Sie Ihre Projekte systematisch organisieren möchten, bietet Chaos Control 2:

• Erstellung von Projekten mit Unteraufgaben
• Verwendung von Kontexten zur Kategorisierung von Aufgaben
• Synchronisation über mehrere Plattformen hinweg

Preise von Chaos Control 2

Chaos Control 2 ist als kostenlose Version mit grundlegenden Funktionen verfügbar. In-App-Käufe für erweiterte Funktionen beginnen bei 3,99 US-Dollar pro Monat.

Fazit: Mit Produktivitäts-Apps effizienter arbeiten

Produktivität stellt sich in den seltensten Fällen von selbst ein. Daher ist es angenehm, dass es eine Vielzahl von Zeitmanagement-Apps gibt, die ein produktives Arbeiten unterstützen und vor Ablenkungen schützen. Einige richten sich an individuelle Nutzerinnen und Nutzer, andere sind speziell für Teams konzipiert.

Für ein effizientes Arbeiten an Projekten und Einzelaufgaben ist es wichtig, genau die Produktivitäts-Apps zu wählen und zu nutzen, die zu Ihrem individuellen Bedarf passen und ein möglichst breites Spektrum an Funktionen bieten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei, Ihre Produktivität zu erhöhen!

Titelbild: HubSpot