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Microsoft 365: So geht Teamwork

Microsoft 365 ist im Mac App Store verfügbar – und dein 365-Abo gibt dir kompletten Zugang zu allen Microsoft 365-Apps und -Features. Um ein Abo abzuschließen, log dich einfach in eine beliebige 365-App ein und führe ein Upgrade durch. Hier sind einige Möglichkeiten, die Desktop-Apps zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten sowie für die Zusammenarbeit zu nutzen.

Gute Arbeit kommt durch Teamwork. Microsoft 365 verwendet dieselbe Codebasis über alle Plattformen hinweg, sodass 365-User:innen auf dem Mac, in iOS und unter Windows nahtlos und in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Werden Änderungen in Word oder PowerPoint vorgenommen, werden die Dokumente aller Personen, mit denen du zusammenarbeitest, sofort aktualisiert. Excel-Tabellenkalkulationen werden ebenfalls nur kurze Zeit, nachdem Änderungen vorgenommen wurden, aktualisiert. Alle Änderungen werden automatisch in der Cloud gespeichert, sodass du sie schnell prüfen und gegebenenfalls zu früheren Versionen zurückkehren kannst. In die Desktop-Versionen der Apps ist nun eine Chat-Option integriert, die schnelle Absprachen ermöglicht.

„Microsoft liebt den Mac“, so Rob Howard, Senior Director of Microsoft 365 Marketing. „Wir engagieren uns für den Mac als erstklassiges Endgerät und haben stark in diese Plattform investiert.“ Das Upgrade für die Codebasis bedeutet auch, dass Mac-User:innen regelmäßig die neuesten Funktionen erhalten. Das Team plant, monatlich neue Funktionen für 365-Abonnent:innen zu veröffentlichen.

Die Funktionen für die Zusammenarbeit sind nur einer der Vorteile dieses komplett überarbeiteten Konzepts, dem viele weitere folgen sollen. Für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten benötigst du ein Microsoft 365-Abonnement. Außerdem müssen die Dokumente auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sein. Anschließend klickst du rechts oben im Word-, PowerPoint- oder Excel-Dokument auf das Symbol für „Teilen“ und lädst andere zur Zusammenarbeit ein. Deine Teamkolleg:innen erhalten eine E-Mail mit einem Link für den Zugriff auf die Datei über einen Desktop-Computer oder ein Mobilgerät.

Hier ist eine kurze Einführung in die Teamwork-Funktionen der App-Suite:

Gemeinsam schreiben in Word

Sobald andere deine Einladung zur Zusammenarbeit an einem Word-Dokument angenommen haben und dem Dokument beigetreten sind, wird ihr Bild oder ihr Name oben im Fenster angezeigt. Du siehst ein Fähnchen mit ihrem Namen und der aktuellen Zeigerposition, an der ihre Änderungen im Dokument in Echtzeit angezeigt werden.

Das Chat-Fenster eignet sich hervorragend, um schnell der ganzen Gruppe eine Frage zu stellen. Du solltest jedoch daran denken, dass die Chat-Funktion momentan nur für Desktop-Nutzer:innen unterstützt wird und dass der Chat-Verlauf nicht gesichert wird. Deshalb solltest du bei wichtigen Anmerkungen stattdessen besser einen Kommentar im Dokument setzen.

Gemeinsam erstellte PowerPoint-Präsentation

In PowerPoint kannst du direkt beim Öffnen eines Dokuments die letzten Änderungen sehen. Bearbeitete Folien werden im Miniaturbildfenster türkis hervorgehoben. Wenn du auf eine dieser Miniaturen klickst, wird die komplette Folie mit den übersichtlich markierten Änderungen angezeigt.

Sollte für ein gemeinsam bearbeitetes PowerPoint-Dokument das automatische Speichern aktiviert sein, werden alle Änderungen in Echtzeit angezeigt. Damit niemand die Arbeit eines anderen überschreibt, kann jeweils nur eine Person in einem bearbeitbaren Bereich Änderungen vornehmen. Dieser Bereich ist für die anderen gesperrt und durch einen hellen farbigen Rahmen gekennzeichnet.

Wenn du ein Dokument sicherst, wirst du auf alle Änderungen aufmerksam gemacht, die zu Konflikten führen können, damit du diese korrigieren kannst. Auch auf frühere Dokumentversionen kannst du einfach zugreifen, indem du im Menüband auf Aktivität klickst (ein Uhrsymbol mit einem kreisförmigen Pfeil).

Teamwork in Excel

Wie bei Word und PowerPoint wird die Zeigerposition aller am Dokument arbeitenden Personen mit einem Fähnchen markiert. Excel bietet darüber hinaus jedoch noch diese nützliche Funktion: Wenn du oben im Fenster auf das Bild einer anderen Person klickst, kannst du anschließend über das Menü direkt zu der Zelle springen, in der die betreffende Person gerade arbeitet. Das ist besonders bei großen Dokumenten und Dokumenten mit mehreren Arbeitsblättern sehr nützlich, wenn sich ein hervorgehobenes Feld außerhalb des sichtbaren Bereichs befindet. Wenn alle, die am Dokument arbeiten, das automatische Speichern aktiviert haben, werden die Änderungen in Excel innerhalb weniger Sekunden angezeigt. Solltest du eine frühere Version des Dokuments benötigen, kannst du sie über Datei > Wiederherstellen > Versionsverlauf abrufen.

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