Power Automate活用事例
OutlookとTeamsを連携して通知を設定！【初心者向け】

1.Power Automateの使い方を学ぼう！【初心者向け/分岐ナシ】

メールの返信は忙しいときほど後回しにしてしまいがちですよね。
「メールが来ている事に気付かなかった！」「大事なメールが届いたら誰かに教えてほしい！」なんてことはありませんか？ そこで今回は『指定のフォルダーにメールが来たらTeamsのお問い合わせチャネルへ投稿される』処理をご紹介します。

2.Outlookの設定|指定したフォルダに振り分け

作成方法はいくつかありますが今回は差出人や件名などで条件を設定し、条件が一致したメールが指定したフォルダーに受信されるよう設定します。
仕分けしたい差出人のメールを受信したことがある場合は、事前にメールを検索しておくとコピーペーストで情報入力ができるのでオススメです。

Outlookの仕分けルールで件名やメールアドレスなどを指定

①ホーム→ルールから「仕分けルールと通知の管理」を選択

②左上にある「新しい仕分けルール」を選択

③受信者や件名で指定したフォルダーに振り分けられるように指定する

④ルールの設定を行ったら仕訳ルールを適用にして完了する

Outlookの作業はここまで

3.Teamsの投稿先チャネルを作成

投稿先のTeamsのチャネルを新規で作成する場合は作成する Teamsの投稿先のチームにマウスのポイントを当てると・・・が表示されるので、「チャネルを追加」を選択

4.Power Automateのフローを作成

Power Automateを日本語表示にする方法

言語設定は変更可能です。今回は英語から日本語に変更する方法をご紹介します。
①上から二番目の「View all Power Automate Settings」を選択

②「Choose display language.」で使用する言語を選択してSave

自動化したクラウドフローでoutlookとTeamsを連携

いよいよPower Automateの使い方に入ります。

①Power Automateを選択

②作成から「自動化したクラウドフロー」を選択

※マイフローからでも「自動化したクラウドフロー」を選べます

③フローのトリガーを選択
「指定のフォルダーにメールが来たら」がトリガーになるので新しいメールが届いたとき(V3)を選択して作成

④以下のフローが作成されるため「新しいメールが届いたとき(V3)」をクリック

⑤トリガーを指定する
Outlookで指定したフォルダーを選択
Power Automateで宛先や件名などの条件を指定する方法もあるが、
今回はOutlookのフォルダーで条件を分けているためフォルダーのみ選択

⑥＋ボタンをクリックしてアクションの追加を行う
今回のアクションは「Teamsのお問い合わせチャネルへメッセージを投稿する」

⑦Teamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択

⑧投稿先を設定する
投稿先のTeamやChannelを選択してMessageに投稿内容を記載する

Messageは右側の画像のマークをクリックすると差出人や件名、本文などを表示することが可能

⑨フローができたら保存してフローチェッカーでエラーが出ていないか確認
出ていなかったらテストを行い動作確認

⑩テストで手動を選択して下部のテストを選択すると白い画面になりますが、この間にフローの指示を行う
今回だとお問い合わせメールをテストで送る→指定したフォルダーに届くと実行される

⑪Outlookの指定したフォルダーにメールが届きTeamsで通知されたら完成

※現在、プライベートチャネルでのメッセージの送信はサポートされていません。
（既知の問題と制限事項）

5.まとめ

Power Automateの第一歩を踏み出しやすいような分岐ナシのシンプルな処理をご紹介しましたが、Power Automateは条件分岐などで複雑な処理も可能です。
今回は1から作成しましたが実はPower Automateは様々なパターンのテンプレートも多数用意されており、ご紹介したOutlook→Teamsの連携もテンプレートで作成でき、Microsoftのサイトからラーニングが展開されています。

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