Project planning and communications coordinator

Title: Project planning and communications coordinator

Salary: 35.00$ an hour/ 37.5 hours a week

Status: 12 month contract with a possibility of permanency

Location: Montreal, QC

Responsibilities:

 Promote digitalization with a focus on increasing productivity of the teams across the Division

 Responsible for updating BCP documentation and distributing it to key personnel

 Work in partnership with internal IT group for consistent execution of BCP

 Implement all or part of the plans and procedures to ensure business continuity

 Collaborate on various Division projects such as: Microsoft 365, intranet, and office services

 Assist in coordinating resources for various projects

 Act as a liaison between appropriate departments and the IT team

‐ assist in identifying and supporting the development and implementation of new tools and data

management

‐ organize related learning sessions focusing on the user experience for various teams across the Division

 Identify and support the development and implementation of new types of tools and data management for various teams across the Division including creating and updating instructions and documentation

 Document and perform research to develop and/or update different processes

 Write a variety of different content to support internal and external communications

 Collaborate in the production, coordination, and translation of various internal and external communications

 Assist the Communications team in developing and implementing a communications strategy designed to further company objectives

 Monitor analytics and create reports detailing the successes and failures of various projects

 Stay up to date on industry trends and make recommendations for adjustments to processes and practices

Requirements:

 DEC in office automation or the equivalent

 Minimum of five years of relevant experience

 Advanced experience with Microsoft 365 tools and apps, and established software

 Advanced presentation design skills

 Good knowledge in social media

We thank all candidates for showing interest in this role; however, only retained candidates will be contacted.

For more information on our recruitment service, please visit our website www.groomassocies.com

Titre : Planification de projets et communications Coordonnateur (trice)

Salaire : 35,00$ de l'heure/ 37,5 heures par semaine

Statut : Contrat de 12 mois

Lieu de travail : Montréal, QC

Responsabilités :

 Faire la promotion de la numérisation, en portant une attention spéciale à l’augmentation de la productivité des équipes au sein de la Division

 Responsable de la mise à jour de la documentation BCP et de sa distribution au personnel clé

 Travailler en partenariat avec le groupe TI interne afin d’assurer l’exécution cohérente du BCP

 Mettre en œuvre les plans et les procédures, en totalité ou partiellement, afin d’assurer la continuité des affaires et présenter des rapports d’activités à la liaison exécutive au besoin

 Collaborer à divers projets de la Division, comme Microsoft 365, l’intranet et les services de bureau

 Aider à coordonner les ressources pour divers projets

 Assurer la liaison entre les départements concernés et l’équipe TI :

‐ aider à la recherche de nouveaux outils et d’initiatives de gestion des données et contribuer à leur développement et à leur mise en œuvre

‐ organiser des séances d’apprentissage axées sur l’expérience usager pour diverses équipes au sein de la Division

 Trouver de nouveaux types d’outils et d’initiatives de gestion des données pour diverses équipes au sein de la Division, y compris la création et la mise à jour d’instructions et de documentation

 Documenter et effectuer des recherches pour développer et/ou mettre à jour différents processus

 Rédiger une variété de contenus différents pour soutenir les communications internes et externes

 Collaborer à la production, à la coordination et à la traduction de diverses communications internes et externes

 Aider l’équipe Communications dans l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie de communications visant à promouvoir les objectifs de l’entreprise

 Effectuer le suivi des analyses et créer des rapports détaillant les succès et les échecs de divers projets

 Rester à jour sur les tendances de l’industrie et faire des recommandations pour ajuster les processus et les pratiques

Exigences :

 Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent

 Un minimum de cinq ans d’expérience pertinente

 Expertise approfondie des outils et des applications Microsoft 365 et des logiciels établis

 Compétences avancées en matière de conception de présentations

 Bonne connaissance des médias sociaux

Nous remercions tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à ce poste ; toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés.

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